Присутствие государственных деятелей и руководителей местной администрации на церемонии открытия придает ей большую официальность и значимость. В этом случае у организаторов церемонии и руководителей открываемого объекта появляется редкая возможность заручиться поддержкой властей и договориться о формах и размерах дальнейшего сотрудничества и оказания необходимой помощи.
В случае приглашения на церемонию открытия известных артистов, спортсменов и т. п. организаторы должны быть готовы к оплате (иногда даже почасовой) их присутствия на данном мероприятии. Подобный сложившийся порядок нередко существенно влияет на состав и количество известных лиц, приглашаемых на торжественную церемонию открытия того или иного объекта.
Необходимо также подчеркнуть, что состав приглашенных лиц в определенной степени влияет на заинтересованность представителей СМИ в освещении церемонии открытия.
Наконец, количество и статус приглашенных лиц определяют уровень расходов организаторов церемонии открытия на их размещение, питание, охрану, транспортное обслуживание и др.
В дополнение к изложенному следует отметить, что подготовка и проведение церемонии открытия того или иного объекта должны предусматривать:
• разработку программы мероприятия, ее тиражирование и распространение среди участников церемонии;
• подготовку сценария и проведение необходимой репетиции церемонии открытия;
• подготовку и распределение информационно-рекламных материалов с достаточно полной характеристикой открываемого объекта;
• приглашение представителей СМИ на церемонию открытия и последующее освещение этого события в газетах, журналах, по радио и на телевидении;
• создание необходимых условий для работы приглашенных журналистов и репортеров.
Достаточно эффективным инструментом коммуникативной политики компании являются дни открытых дверей.
Проведение дня открытых дверей предприятием или организацией является комплексным ПР-мероприятием по налаживанию и укреплению связей с различными категориями общественности.
В рамках дня открытых дверей могут проводиться:
• презентации новой продукции, услуг, технологий, проектов и т. п.;
• выставки достижений компании за определенный период времени и ее будущие планы;
• брифинги для приглашенных журналистов;
• конференции;
• круглые столы;
• приемы делегаций;
• церемонии открытия новых объектов на территории компании и другие мероприятия.
В зависимости от целей проведения дня открытых дверей организаторы могут приглашать на данное мероприятие самые разные категории общественности.
Приглашение местной общественности в лице руководителей органов местного самоуправления, глав администраций и различных инициативных групп весьма положительно влияет на характер взаимоотношений руководства компании с местной общественностью, позволяет укрепить доверие, достичь определенных компромиссов.
Например, отрицательное отношение местной общественности к строительству и функционированию новых производственных объектов (в большинстве случаев неизбежно ухудшающих экологическую ситуацию в регионе) может быть нивелировано предоставлением местному населению определенного количества рабочих мест на этих объектах и обязательствами их руководства решить социально-культурные проблемы региона за счет строительства объектов здравоохранения, образования и т. п.
Организаторы дня открытых дверей иногда приглашают на данное мероприятие членов семей и родственников лиц, работающих в компании. Это позволяет заинтересованным людям лучше ознакомиться с условиями труда на данном предприятии или в организации, составить представление о характере, сложности и безопасности выполняемых операций, оценить перспективы профессионального роста на конкретном рабочем месте, в той или иной должности.
