Те же 10 вопросов через 20 лет. Офис и компьютер - страница 15

После накопления фактического опыта о диапазоне отклонений в процессе реализации операций в цикле человек перестает обращать внимание на способ реализации операции, так как в его памяти фиксируется ее алгоритм. Тогда говорят, что его действия стали автоматическими.

Отсюда следует вывод:

Автоматизация начинается не тогда, когда в процессы человеческой деятельности включаются технические устройства, а когда деятельность человека систематизируется, т. е. подчиняется какому-либо алгоритму, который ему известен и зафиксирован в его памяти или инструкциях.

Многие из руководителей предприятий, поставившие своим сотрудникам задачу внедрить средства автоматизации на фирме, скорее всего, приведут другие резоны: наладить учет, облегчить работу персоналу, сократить время на подготовку отчетности и т. п. Однако легко показать, что все эти задачи сводятся к одной – систематизировать труд на предприятии.

При кажущейся простоте в постановке – это самая сложная задача для любого предприятия, и тем более нового, которое к тому же взаимодействует с такими же «новичками». Нередко случается, что руководство, не сумев организовать труд на предприятии, надеется, что внедрение автоматизации обеспечит решение этой задачи.

В большинстве случаев такие надежды не сбываются.

Образно выражаясь, система автоматизации предприятия – это система с положительной обратной связью: кто работал хорошо, будет работать лучше, кто работал плохо, будет работать, если не хуже, то, во всяком случае, не лучше.

Поэтому руководителю, у которого возникло желание внедрить автоматизацию, необходимо ответить на первый вопрос: «Почему у меня возникло такое желание?»

Варианты ответов на него – «потому что так делают другие» или «для солидности» – можно не рассматривать, так как они подробно исследованы предшествующим опытом внедрения АСУ.

Когда деньги перестали быть «чьими-то», такие мысли редко приходят в голову.

Более часто предпосылкой автоматизации служат жалобы бухгалтерии на то, что они «зашиваются», или складских работников, что выписывают накладных больше, чем товара есть на складе и накладные теряются, или менеджеров, что те не знают, можно ли выписывать товар клиенту.

Такие жалобы порождают естественное стремление «расшить узкие места» с помощью компьютера и при этом – подешевле.

Пойдя таким путем, через некоторое время руководство узнает, что большинство проблем осталось. С помощью компьютера люди стали работать быстрее, но мало что изменилось, потому что проблема была не столько в деятельности отдельных сотрудников, сколько в обеспечении их взаимодействия.

Здесь необходимо вспомнить о базисных свойствах систем:

система, организующая взаимодействие своих элементов, даже без использования технических средств, способна сама выявлять и отчуждать элемент, не отвечающий ее целевой функции.

Если, к примеру, на хорошо работающем предприятии с приходом на склад нового сотрудника начали пропадать накладные или обнаруживаться недостачи товара, то руководителю не долго придется размышлять, в чем причина.

Но если на предприятии на различных участках спорадически возникают проблемы, то руководству трудно кого-либо винить, потому что в данном случае причина не столько в нерадивости отдельных сотрудников, сколько в отсутствии систематизации труда, и вина за это может лежать только на руководстве.

Понимание этого породило в цивилизованном мире целый класс менеджеров, т. е. организаторов трудового процесса.