Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, – и книга опечатывается.
При оформлении книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств с применением технических средств каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами может осуществляться с распечатыванием или без распечатывания на бумажном носителе листа книги учета. Решение принимает руководитель по своему усмотрению.
При распечатывании на бумажном носителе листа книги учета на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров. Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.
При использовании технических средств организация самостоятельно определяет периодичность распечатывания листов кассовой книги и книги учета на бумажном носителе.
Приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и книга учета полученных и выданных кассиром денежных средств могут оформляться в электронном виде. Для этого следует использовать технические средства, которые обеспечены защитой от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации.
При этом документы, составленные в электронном виде, должны быть подтверждены электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Пример 5. Остаток денежных средств в кассе ООО «Скрепка» на начало дня 17 января 2015 г. – 100 руб. С расчетного счета были сняты деньги на хозяйственные расходы в сумме 28 000 руб., из них подотчетным лицам были выданы 12 000 руб. на хозяйственные расходы, 16 000 руб. – на служебную командировку.
Кассир оформила один приходный кассовый ордер на 28 000 руб. и два расходных ордера на 12 000 руб. и 16 000 руб., сделав соответствующие записи в кассовой книге за 17 января 2015 г. Фрагмент заполнения книги приведен на с. 21.
Согласно п. 4.5 Указаний № 3210-У при наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).
Старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств с указанием сумм передаваемых наличных денег.
Получив наличные деньги, кассиры расписываются в графе 4 книги. В конце рабочего дня кассиры обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному (старшему) кассиру под расписку в книге учета (гр. 9), а главный (старший) кассир – подсчитать их остаток (гр. 10).
Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств открывает на год и заполняет старший кассир.
По полученным авансам для оплаты труда и выплаты стипендий кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассир обязан ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и др. упаковках главному (старшему) кассиру под расписку (с указанием объявленной суммы).
