Проще всего взять блокнот, разделить лист чертой наполовину, в одной стороне записать жесткие задачи, а в другой – гибкие. Затем определите 2-3 приоритетных дела, можно их даже отметить текстовыделителем. С них и начинайте работу.
Не забудьте отметить, сколько времени потребуется на выполнение гибких (и бюджетируемых) задач. Обязательно учитывайте запас времени на непредвиденные обстоятельства. Закладывать рекомендуют обычно 40% от времени, отведенного на задачу.
Также добавляйте в свой план «зеленые» зоны, то есть свободные и незаполненные делами. С их помощью можно спасти свое расписание, если появятся срочные неотложные дела или форс-мажоры. В случае отсутствия таких дел, вы можете частично или полностью выполнить дополнительно гибкую задачу, или подготовиться к выполнению жесткой.
Такое дополнительное выполнение повышает мотивацию и улучшает настроение, ведь вы перевыполняете свой же план.
Составлять список дел на следующий рабочий день можно как вечером, в конце рабочего дня, так и утром на свежую голову. Тут все зависит от вас, ваших индивидуальных особенностей и ритма жизни. Попробуйте несколько вариантов, и выберите оптимальный для вас.
1.6 Делегирование. Определение областей делегирования
Делегирование – это передача задач или компетенций от руководителя к подчиненному. Однако при правильном подходе можно делегировать и своему коллеге, а в некоторых случаях – даже руководителю. Важно понимать, что делегирование – это не перекидывание своих непосредственных задач и обязанностей на другого человека, а поручение и передача задачи тому, кто наиболее эффективно и грамотно сможет с ней справиться.
Делегировать можно и нужно только те задачи, которые отвечают определенным требованиям, указанным ниже. Это могут быть простые задачи, которые отвлекают от стратегической работы, например регистрация на участие в мероприятии, бронирование билетов и прочее. Задачи, в которых вам не хватает компетенций. Это может быть разработка дизайна, подготовка отчета. Для делегирования подходят задачи, которые накладываются на другие важные процессы, но требуют выполнения в любом случае. Например, представительство компании, когда руководитель в отпуске.
Если вы нашли задачу, которую можно делегировать, сначала ответьте на следующие вопросы. Вы имеете право передать сотруднику сведения по задаче? Есть ли в окружении человек с подходящей компетенцией? Задача будет развивать сотрудника? Появится ли похожая задача в будущем? У вас есть время, чтобы объяснить задачу?
Чем больше ответов «да», тем эффективнее будет делегирование. Важно при этом не допускать простого перекладывания дел для того, чтобы самому ничего не делать. Да и делегировать можно не всю задачу, а только ее часть, и тогда получится даже нечто вроде командной работы.
Можно попробовать делегировать самостоятельно, обратившись непосредственно к сотруднику, с которым вы находитесь в хороших доверительных отношениях. Здесь будет действовать принцип взаимопомощи и взаимовыручки, то есть этот сотрудник будет считать вас обязанным в следующий раз оказать помощь ему. Если вы готовы на это, и ваша область компетенций допускает оказание консультаций или выполнение работы за другого, попробуйте такой вариант. Если же он неприемлем для вас, или же вы опасаетесь отказа, стоит обратиться к непосредственному руководителю.
