Читать онлайн Рене Кетч - Управление временем: как успевать больше, а уставать меньше

Время – интересное явление. В минуты ожидания или боли оно тянется неимоверно долго, тогда как часы счастья и радости пролетают за один миг. А бывает наоборот, что несколько дней, проведенных вместе с любимыми, заменяет нам годы ожиданий и лишений. Время относительно и многогранно, оттого притягательно научиться управлять им и уметь получить максимум преимуществ из того, что оно нам дает.

У меня, автора этой книги, как и у многих из вас, есть огромное количество дел, забот, работы, людей, и всё это требует времени, времени, времени… Часто мы совершаем одну и ту же ошибку – отдаем всё время другим, забывая про самого главного человека в нашей жизни – себя. Именно для того, чтобы научиться сохранять время на свои чувства, хобби, желания и развитие, написана эта книга.

Мы говорим, что у нас не хватает времени на одно, другое, третье, мы распыляемся на ненужное и неважное, тратим слишком много времени на то, что нас не заряжает и не вдохновляет, мы недосыпаем, едим на бегу, торопимся успеть как можно больше. Постоянная спешка лишает нас вкуса к жизни. А ведь часто это вопрос расставления приоритетов и умение распределять свое время так, чтобы его хватало на все необходимое для качественной и счастливой жизни.

Так, применение этих простых и эффективных советов позволит вам открыть двери для нового и наконец-то осуществить ту свою самую сокровенную мечту, на которую вам так часто не хватало времени. Желаю вам успеха и вдохновения на этом пути!

Прежде чем мы с вами познакомимся с основными упражнениями и техниками, которые можно применить на работе и за ее пределами, необходимо, чтобы вы четко понимали, что такое тайм-менеджмент.

Простыми словами, тайм-менеджмент – это искусство эффективного управления временем. В наш век перегруженности информацией и стремления к успешности во всем нельзя обойтись без такого полезного навыка. Грамотно распределяя свое время на работе и дома, можно избежать выгорания и усталости, и получать удовольствие от каждого дня.

Изначально тайм-менеджмент применялся только к бизнесу и трудовой деятельности, однако сейчас актуально использовать тайм-менеджмент и в личной жизни, и в быту. Здесь не помогут общие советы вроде «проводите меньше времени в социальных сетях», или «высыпайтесь», так как они не дают четкого руководства к действию. А тайм-менеджмент достаточно точная наука и любит конкретику. Но и от вашей силы воли и настойчивости тоже многое зависит.

Не пугайтесь – всё не так плохо, сухо и строго! Тайм-менеджмент упорядочивает все дела по полочкам, раскладывает по местам, дает подсказки, что и как нужно выполнять в первую очередь. Искусство тайм-менеджмента дает свободу уделять время тому, что вам хочется делать, и проводить больше времени там, где вы действительно хотите быть.

Эта книга станет хорошим подспорьем в изучении и применении тайм-менеджмента в вашей жизни, все методы опробованы и проверены автором на себе.

Удачи вам! Управляйте своим временем и сами решайте, сколько часов в вашем дне!

Важной задачей является уметь управлять своим временем на работе, ведь именно благодаря этому можно стать успешным и успевать больше. Работать нужно не 24 часа в сутки, а головой, чего невозможно добиться без грамотного построения своего рабочего расписания и списка задач.

Суть состоит в том, что вам необходимо разбить свой рабочий день на задачи, которые мы структурируем и анализируем, разбираем мозайку и снова собираем пазлы своего рабочего процесса, только уже более вдумчиво и разумно.

Хаотичность не имеет ничего общего с креативностью. Пусть говорят, что муза не приходит по расписанию, но, если не приглашать ее на встречу в назначенное время, можно долго сидеть и ждать ее прихода. Иногда ее действительно стоит позвать. Так что независимо от того, вы финансовый аналитик, или работаете в творческой профессии, знания и применение основ тайм-менеджмента пойдут вам только на пользу.

1.1. Расстановка приоритетов

Основа, на которой строится управление временем – это расстановка приоритетов. Неправильная расстановка вносит хаос и может только усугубить положение.

Существует несколько методов расстановки приоритетов. Приоритизация целей и ценностей, карта ассоциаций, колесо баланса, оценочный метод, квадрат Эйзенхауэра, квадрат Декарта, метод АВС, и многие другие. Предлагаю вам ознакомиться с некоторыми из них и решить, который из методов вам ближе и будет эффективней именно для вас.

Нет лучшего и худшего метода, есть наиболее и наименее эффективные именно в ваших условиях на вашем отрезке жизни. То есть тот метод, который вы с успехом применяете сейчас, может утратить свою новизну и эффективность в будущем. Помните, что нужно быть гибким и уметь подстраивать методы тайм-менеджмента под свою жизнь, а не наоборот, пытаться подстроить жизнь в четкие рамки тайм-менеджмента.

Вне зависимости от того, какой из методов вы будете использовать, начальный подход всегда одинаковый – наблюдательный. Не начинайте распределение всех дел сразу, займитесь сначала подготовкой и наблюдением. Рекомендую для начала на протяжении 2-3 недель следить за своим графиком, записывать точную хронологию вплоть до 5 минут. Например: 07.00-07.25 – проснулась, приняла душ; 07.25-08.00 – позавтракала, проверила почту, и т.д. Исходя из этого, вы сможете понять, на что и сколько времени вы тратите, и решить, что приоритетней, а что менее важно и от чего можно отказаться.

После того, как у вас будет четкий график своей жизни с разбивкой по времени, можно приступать к следующим шагам. Выделите себе некоторое время в одиночестве и тишине, чтобы написать списки задач и оценить свою жизнь. Это время вам окупится очень быстро!

Вам очень поможет, если вы знаете свои приоритеты и ценности в жизни. Если нет, то постарайтесь ответить на вопрос «Что для меня самое важное в моей жизни?». Это может быть стабильность, безопасность, счастье, путешествия, любовь, честность, финансовое благосостояние, комфортный дом – вариантов множество. Обычно у человека несколько основных ценностей, которые определяют его уровень комфорта и удовлетворенности в жизни, вдумчиво определите свои.

Ценность – это то, без чего вам точно будет плохо и неуютно, та составляющая вашей жизни, убрав которую, вы уже перестанете быть собой. Сочетания ценностей делают нас уникальными, а людей с похожими ценностями – родственными душами. Пусть определенные вами ценности станут вашей основой и подспорьем, вашим внутренним стержнем, который питает силу воли и стойкость.

Определив свои «глобальные» ценности, можно переходить к менее масштабным. Теперь вы будете понимать, как именно видите себя в этом мире, и вам станет проще распределять приоритеты.

Далее возьмите определенную сферу своей жизни, пусть на данном этапе это будет «работа». Напишите это слово на листке бумаги и запишите по пунктам все ассоциации, которые возникают у вас с этим словом, те слова, какой вы бы хотели видеть свою работу. Список может быть настолько длинным, насколько у вас это получится.

Затем внимательно посмотрите и определите, можно ли соединить некоторые слова под одним похожим значением. Например, соберите все синонимы в одну группу слов. Из тех слов, которые у вас остались, предлагаю составить одно предложение, описывающее вашу работу мечты. Начинаем со слов «Моя идеальная работа – это …» и запишите, что у вас получится. Само собой, вы не сможете вместить все слова в одно предложение, что и поможет вам определить главное и отбросить лишнее. У меня получилось «Моя идеальная работа – это гармоничная работа с гибким графиком и стабильным заработком, которая приносит мне удовольствие и пользу людям». А что получилось у вас?

Таким образом, мы узнали, какой вы видите такую важную сферу своей жизни, как работа. Теперь можно смело записывать список задач, разбивать его на приоритеты и составляющие задачи поменьше. Определяя приоритеты и значимость, обращайтесь к своему определению работы мечты и ценностям, задавайте вопросы «Является ли это приоритетом для меня?», «Эта задача вписывается в мое понимание идеальной работы?». Само собой, мы не можем просто отбросить и забыть (а может быть, забить) те задачи, которые нам кажутся неинтересными, скучными, которые нам может быть просто лень делать. В долгосрочной перспективе они могут как раз и оказаться звеном к осуществлению нашей идеальной деятельности, тем приоритетом, который мы могли случайно пропустить.

Давайте рассмотрим подробнее техники работы с задачами, которые помогут вам быстро и эффективно «разделываться» с делами на работе.

1.1 Техника «слон по частям»

Эта замечательная техника применима не только в профессиональной сфере, но и при достижении личных успехов.

«Слон» – это дело, задача, цель, настолько большие, что их нельзя выполнить за один день. Часто наше избегание дела или недостижение цели разбивается именно о психологический аспект – большая многодневная задача кажется сложной и невыполнимой. И чем больше мы о ней думаем, тем труднее нам заставить самих себя приступить к выполнению намеченного дела. Выход один: разделить этого большого «слона» на части поменьше, и их в свою очередь раздробить еще на более мелкие задачи там, где это применимо. Лучше зафиксировать наглядно в блокноте, схематично (если вы кинестетик или визуал, так вы больше вникните в положение дел).

Например, вам поручили крупный проект на работе, руководитель определил ваш конечный показатель эффективно выполненной задачи. Вам остается записать ее и разбить на составляющие детали. Есть задача «оптимизировать затраты на логистику к концу года». Подумайте, что вы можете с этим сделать, какие маленькие шаги стоят за выполнением этой большой задачи. Это может быть «анализ затрат по логистике за квартал», «составление базы данных поставщиков», «определение оптимального варианта заказа и доставки», «заключение договора», «проведение сделки», и прочее. Если каждый пункт можно разбить еще подробнее на пункты поменьше, обязательно это сделайте. Так задача из большого «слона» постепенно превратится в маленького «слоненка», и так задачу можно выполнять одну за другой ежедневно понемногу, не отвлекаясь от основной работы, и не уставая от монотонности действий.

Лучше делать каждый день, но немного, чем за один день «Х» пытаться сделать все сразу. Вы будете более выносливы и сильны, если, к примеру, каждый день по 15 минут будете заниматься спортом, чем если вы за один день переделаете все упражнения. Маленькие шаги не дают нам устать на пути к большой цели, а еще повышают нашу уверенность в себе и наполняют смыслом.

Как уже говорилось ранее, эта техника применима и в личной сфере. Например, ваша цель – поехать в путешествие в Грецию. Подумайте, что именно для этого нужно, какие шаги. Это может быть: 1. Собрать финансовые средства. 2. Определить маршрут путешествия. 3. Приобрести билеты, визы, другие разрешительные документы. 4. Освободиться от основных дел и обязанностей. И далее каждый из этих четырех пунктов также разбиваем на составные части. Например, пункт 3 можно дополнить подпунктами * определить время путешествия, * выбрать вид транспорта, * выбрать агентство или фирму, * договориться об условиях, * оплатить билет, и т.д. Распишите каждый подпункт при необходимости, также напишите сроки выполнения. Логично, что прежде чем искать билеты, нужно выбрать удобные вам даты, написать заявление на отпуск, пристроить кота соседям, и т.д.