В календаре следует отмечать три вещи:
1) действия, которые необходимо совершить в определенное время (например, деловые встречи);
2) действия, которые нужно совершить в определенный день (без конкретизации времени);
3) информацию, приуроченную к конкретным датам (события, мероприятия).
Долой списки дел на каждый день. В календаре должны быть только три указанные категории напоминаний, и ничего другого! Если вы что-то записали в календарь, то вы должны выполнить поставленную задачу в этот же день или вообще отказаться от ее выполнения. Изменения можно вносить только в случае переноса деловых встреч. Если вы будете знать, что и когда нужно сделать, у вас появится простор для маневра.
Полезная привычка: после того как пометите в календаре задачу как «выполненную», проверяйте, какие еще проблемы требуется решить. Все ваши незамкнутые циклы нужно пересматривать раз в неделю.
Большинство людей чувствует более полное удовлетворение от своей работы после того, как привели в порядок, завершили, прояснили и пересмотрели все соглашения с собой и с окружающими. Делайте это раз в неделю, а не раз в год.
Планирование: думать о крупных делах
Чтобы мелкие дела продвигались в нужном направлении, следует думать о крупных. Основные составляющие внутренней уверенности и контроля над ситуацией – это:
● четко сформулированные результаты (проекты) и первоочередные действия для их осуществления, а также
● напоминания, объединенные в надежную систему, к которой вы регулярно обращаетесь.
Чтобы совладать со сложными ситуациями, требуются детальные планы. Однако когда люди строят планы преимущественно в естественной и неформальной обстановке, они избавляются от внутреннего напряжения и достигают лучших результатов. Самый опытный планировщик в мире – это ваш мозг. Ваше сознание проходит пять стадий при выполнении практически любого задания:
1) определение цели и принципов;
2) формирование картины конечного результата;
3) мозговой штурм;
4) организация;
5) определение следующих действий.
Цель и идеи: обязательно фиксировать
Знание и четкое понимание цели любой деятельности – основа ясности, творческого развития и успешного сотрудничества. Вопрос «зачем?» позволяет распределить ресурсы, расставить акценты и создает мотивацию. Часто проекты и ситуации, которые приводят людей в замешательство и вызывают у них недоумение, резко проясняются, когда кто-то вдруг спрашивает: «А чего мы, собственно говоря, пытаемся достичь?» Простые, ясные цели и принципы дают начало сложным и разумным действиям. Сложные нормы и правила порождают примитивные и глупые поступки.
Когда вы четко уяснили, каких результатов хотите достичь и с какой целью, приходит очередь вопроса «как?». Идеи начинают посещать вас практически в произвольном порядке – существенные, несущественные, плохие и хорошие. Запись или фиксирование идей на каком-то внешнем носителе информации может существенно повысить производительность и продуктивность мышления.
На рисунке ключевую идею можно поместить в центр листа, а сопутствующие идеи изобразить в виде отростков. Основные принципы мозгового штурма и спонтанного мышления сводятся к следующим моментам: не судите, не оспаривайте, не оценивайте и не критикуйте; думайте о количестве, а не о качестве; отодвиньте анализ и организацию на второй план.
Организация рабочего пространства
Организация рабочего пространства уменьшит ваше подсознательное сопротивление необходимости решения рутинных проблем и повысит ваш интерес к ним. Идеальные временные рамки для большинства людей – два полных рабочих дня. Лучшее время для такой работы – выходные, поскольку в это время вероятность внешнего вмешательства минимальна. Для многих сотрудников отодвинуть весь мир на второй план на целых два дня – самая сложная задача: постоянная готовность присутствовать на деловых встречах и реагировать на объявления «в рабочем режиме» – привычка, от которой труднее всего абстрагироваться. Эти два дня окупятся многократно возросшей продуктивностью и спокойствием.
