Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет - страница 21

– причину звонка;

– время, когда будет совершен повторный звонок.

Также можно просить передать абоненту, чтобы он перезвонил в любое удобное для него время. Но это менее удобно по ряду причин: во-первых, он может забыть перезвонить, во-вторых, звонок может быть совершен им во внерабочее время, что может привести к неловкости и неготовности провести переговоры конструктивно по причине отсутствия под рукой всей необходимой информации: документов, цифр, калькулятора, ручки и т. д.

В случае если было дано обещание того, что абонент ответит в ближайшее время, но ожидание длится более трех минут, то этикет позволяет повесить трубку и перезвонить позже. При этом главное – не выплескивать на абонента свое раздражение и недовольство при повторном звонке, хотя, бесспорно, длительное ожидание считается невежливым жестом.

Если текущая оперативная работа имеет характер неотложной, очень важной и срочной, а деловой партнер звонит в неудобное время, лучше все-таки поднять трубку, объяснить в двух словах ситуацию и предложить пообщаться в другое, удобное для обеих сторон время.

Если же ответить на входящий звонок абсолютно невозможно из-за крайней занятости, то, как правило, через некоторое время «не ответа» абонента звонок переводится на автоответчик или голосовую почту. В случае если абонент просит в своем сообщении перезвонить, то сделать это нужно при первой же возможности, лучше в тот же рабочий день, но не позднее, чем через двадцать четыре часа после получения сообщения с просьбой.

Если абоненту, разговор с которым уже завершен, необходимо дополнительно поговорить еще с кем-то из компании, сначала нужно назвать внутренний номер конкретного сотрудника или подразделения и только потом произвести перевод звонка. Это поможет звонящему в случае нечаянного телефонного разъединения, и он сможет оперативно связаться с нужным ему абонентом. В случае успешного соединения необходимо сообщить адресату, кто звонит и по какому вопросу, и только после его согласия произвести соединение.

За рубежом, особенно в США, люди активно пользуются автоответчиками и голосовой почтой. Эта практика постепенно перемещается и в другие страны, в том числе и Россию. Насколько успешно она приживется у нас, судить сложно, но знать основные правила пользования вышеуказанными телефонными опциями должен каждый культурный деловой человек. Рассмотрим их.

На стационарных телефонах в офисах всех западных компаний, как правило, оставляют очень короткие и прямолинейные приветствия, дающие звонящему абоненту краткую, четкую, но исчерпывающую информацию: имя и фамилию, название компании и просьбу оставить свое сообщение. Например: Это Хелен Браун из «Девелоп Групп Констракшен». Пожалуйста, назовите свое имя и оставьте свое сообщение.

Сотрудники крупных иностранных компаний меняют приветствие на автоответчике ежедневно, чтобы звонящие были в курсе изменений их расписания и передвижений (отъездов, прохождения обучений и т. д.). Например: В понедельник, 21 августа, меня не будет в офисе целый день по причине моего обучения в рамках повышения квалификации. Все остальные дни недели я буду на рабочем месте с 8.00 до 18.00 без перерыва. Если вы оставите сообщение, я перезвоню вам при первой же возможности. Спасибо!