♦ переписка с контрагентами, партнерами, государственными структурами и гражданами;
♦ бухгалтерская отчетность;
♦ аудиторские заключения;
♦ маркетинговая и рекламная документация;
♦ коммерческая документация.
Делопроизводство, в свою очередь, подразделяется на обязательное и рекомендуемое.
Обязательное делопроизводство регламентируется нормативными актами различных государственных органов и является обязательным для ведения во всех учреждениях и организациях независимо от форм собственности и размеров. Отсутствие в компании документов обязательного делопроизводства может повлечь привлечение ответственных лиц к административной и уголовной ответственности. В работе службы персонала в большинстве случаев порядок ведения обязательного делопроизводства определяют следующие нормативные акты.
♦ Постановление Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
♦ Постановление Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями от 6 февраля 2004 г.).
♦ Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
♦ Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
♦ Постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
♦ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст).
♦ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28).
♦ Общероссийский классификатор специальностей по образованию.
♦ ОК 009-2003 (введен в действие постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст) (с изменениями и дополнениями 1/2005).
♦ Общероссийский классификатор управленческой документации.
♦ ОК 011-93 (ОКУД) (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299).
♦ Трудовой кодекс Российской Федерации.
Это далеко не полный перечень регламентирующих документов, распоряжений и постановлений.
Рекомендуемое делопроизводство может иметь любые размеры и содержать в себе все типы документации. Как правило, это локальные нормативные и регламентирующие акты, которые принимаются внутри организации с целью оптимизации и упорядочения деятельности по различным вопросам. Такими документами в сфере управления персоналом могут быть:
♦ Положения об отделах и службах;
♦ Положения о кадровом документообороте;
♦ Положения корпоративной политике в области управления персоналом;
♦ Положение о нормировании труда;
♦ Положение о кадровом резерве.
Законодательно закрепленной необходимости в таких положениях и регламентах нет, но по мере роста организации возникает все большая необходимость в оптимизации деятельности и снижении издержек на персонал. Необходимость разработки и принятия таких положений определяется внутренней системой управленческого учета и отчетности, принятой в организации.
Делопроизводство по своей сути подразделяется на:
♦ информационное;
♦ регламентирующее;
♦ аналитическое;
♦ отчетное.
С целью изучения текущего положения дел проводится аудит состояния текущей документации на предмет:
