• согласование структуры КСУП, порядка распределения полномочий и мотивации участников проектной деятельности;
• контроль исполнения портфеля, достижения целей портфеля и КСУП;
• разрешение ресурсных конфликтов в рамках исполнения портфеля;
• утверждение результатов балансировки портфеля, утверждение решений об изменении параметров портфеля в течение отчетного периода (бюджет, структура, сроки, ресурсы);
• утверждение решений об открытии/закрытии, изменениях проектов.
Функции комитета не меняются на протяжении жизненного цикла КСУП.
2.1.2.11. Через участие в комитете руководители функциональных блоков – будущие заказчики КСУП – вовлекаются в КСУП. Такое участие позволяет ускорить процесс принятия участниками комитета своей роли. При необходимости по решению руководителя портфеля участие в комитете вводится в обязанность руководителей функциональных блоков, что закрепляется положением о комитете. Одним из средств к ускорению данного процесса также может являться решение руководителя портфеля о распределении инвестиций между функциональными блоками только в рамках КСУП.
2.1.2.12 Организацию деятельности комитета обеспечивает проектный офис, обычно в роли секретаря. В качестве секретаря комитета проектный офис выполняет следующие функции:
• формирует проекты повесток заседаний комитета;
• обеспечивает информационную и документационную поддержку участников комитета по вопросам организации заседаний комитета;
• ведет протоколы заседаний комитета, их рассылку и хранение;
• готовит план-график работы комитета.
2.1.2.13. Руководитель проектного офиса по решению руководителя портфеля может обеспечить выполнение своей роли в КСУП в составе Комитета по управлению портфелем через:
• методологическое сопровождение процесса принятия решений по портфелю проектов (критерии отбора проектов, сценарный, причинно-следственный анализ и прочее);
• модерирование процесса принятия решений;
• обучение участников комитета своей роли.
Успешность выполнения данной задачи также зависит от уровня компетенций руководителя проектного офиса.
Офис управления портфелем проектов (проектный офис)
2.1.2.14. Проектный офис организации выполняет следующие функции:
• Методологическое обеспечение КСУП:
• разработка локальных нормативных документов, регламентирующих проектную деятельность в организации;
• организация проведения аудита зрелости КСУП;
• организация разработки технологий КСУП (система мотивации, средства автоматизации, модели организации участников проектной деятельности, программы развития персонала, профили компетенций и прочее) и их внедрения с участием компетентных функциональных блоков организации;
• типизация проектов, стандартизация процессов управления проектами в организации, интеграция с процессами операционной деятельности организации на базе ЛНД, средств автоматизации, продуктов деятельности функциональных блоков (сводный план закупок организации, стратегия развития организации, бизнес-план организации, бюджет организации и прочее);
• организация сертификации КСУП и/или участников КСУП в системе международной (национальной) сертификации.
• Обучение:
• тренинг, коучинг, наставничество команд проектов;
• обучение кадрового резерва.
• Администрирование проектов:
• методологическое сопровождение проектов;
• организация коммуникаций участников проектов (внутренних и внешних);
• документационное обеспечение проектов, ведение архива;
