В большинстве стран принято писать сначала имя, потом фамилию. Однако есть и исключения. В Китае, например, указывают фамилию, затем имя.
Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения Mr. (господин) указать звание или титул.
Во всех западноевропейских странах и в США не указывать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить «господин + титул + имя и фамилия» принято только в Германии.
1.5. Деловой этикет в сети Интернет (электронные письма)
E-mail не воробей: вылетит – не поймаешь
Если этикет – это правила хорошего тона, принятые в той или иной социальной группе или среде, то сетевой этикет – это набор предписаний, как себя вести в сети Интернет.
Сетевой этикет означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при общении в Сети. Он регламентирует нормы поведения в форумах, блогах, чатах и т. д. И конечно, уже сложились определенные требования к переписке по электронной почте. В частности, рекомендуется соблюдать общие правила составления деловых писем при ведении переписки по электронной почте.
«У меня были случаи, когда серьезные деловые письма, отправленные по электронной почте, воспринимались как спам (нежелательная реклама или рассылка), – рассказывает один из ведущих менеджеров компании «АльфаЮвелир», – только потому, что некоторые из моих партнеров не указывали тему письма или адресата. Но как только такие письма стали оформлять в соответствии с принятыми правилами при бумажной переписке, проблемы с получением писем закончились».
Стоит отметить, что в компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающий в себя порядок составления письма, правила обращения к клиенту, реквизиты, подписи (Ф. И. О., должность, рабочие телефоны, адрес электронной почты и ссылку на интернет-сайт компании). В таком стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере (сердечки, розочки и т. д.).
Порядок составления электронного письма может быть следующим:
– «шапка» письма в корпоративном стиле,
– приветствие,
– содержание письма,
– прощание,
– контакты,
– ссылка на интернет-сайт компании.
Одно из главных правил при составлении электронных писем – грамотность и логика построения письма. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что переписка может быть небрежной!
Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте запятые, точки.
Используйте пропуски (пустые строки) для отделения одной мысли от другой: в электронном письме пропуск строки, как правило, играет роль абзаца.
Имена и названия должны начинаться с заглавных букв. Текст, написанный только строчными буквами, без точек и других знаков препинания, трудно читать. Одни прописные буквы в сетевом этикете означают повышенный тон или даже НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.
В менее официальном послании деловому партнеру можно использовать смайлики – графические изображения, передающие ваши эмоции. Наиболее распространенные:
:) – улыбка,
:(– уныние, огорчение,
:(((– это уже отчаяние.
При составлении электронного письма необходимо заполнять поле Subject (тема). Указание темы значительно облегчит работу с письмами.
Заполненное поле From (от кого), в котором помимо электронного адреса указано имя и фамилия отправителя, позволит идентифицировать автора письма значительно быстрее, чем только по указанному e-mail.
