Сетевым этикетом определено, что электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если необходимо переслать важную информацию большого объема, лучше составить краткий сопроводительный текст электронного письма, а саму информацию отправить либо во вложенном файле, либо указать ссылку, где эту информацию можно найти и скачать.
Готовя такое письмо, объемом больше 200–500 килобайт, необходимо предупредить об этом получателя письма и предварительно обсудить варианты пересылки. Возможно, адресату необходимо очистить почтовый ящик, удалив лишнюю почту. Лучше всего не пересылать большие вложения в письмах. Существуют альтернативные способы передачи текстов, фото, звуковых или видеофайлов больших «размеров», минуя электронную почту. Например, через ftp-сервер или через веб-интерфейс.
Невежливо посылать письмо с уведомлением о получении. Это означает, что вы не доверяете адресату, считаете, что он не знает сетевой этикет. Иногда на это приходится идти, но стоит помнить, что это может вызывать недовольство вашего партнера по переписке.
На электронные письма необходимо отвечать. Как правило, время ответа на e-mail не должно превышать двое суток. Если для ответа на письмо требуется больше времени, стоит объяснить причины задержки. Также обязательно нужно отвечать на письма с нечитаемой или сбившейся кодировкой. В этом случае лучше вложить файл, в котором текст будет написан в таком редакторе, чтобы ваш партнер по переписке его обязательно сумел прочесть.
Нужно отвечать на письма с вложениями: подтвердить, что все дошло и нормально открылось. Заканчивать диалог должен его инициатор – при переписке по e-mail это одно из основных правил.
При ответе можно цитировать письмо партнера по переписке в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст вопроса или обсуждаемой темы. Включение нужных частей текста из исходного письма в сообщение поможет получателю быстрее понять, о чем идет речь. Лучше цитировать действительно нужные фразы, необходимые для поддержания и пояснения смысла.
В конце электронного письма принято использовать шаблон подписи – небольшой блок текста, который однозначно идентифицирует отправителя письма. Как правило, это несколько возможных способов связи с отправителем письма (номера телефонов и факса). Рекомендуемая длина подписи – 4–7 строк, максимум.
И в заключение хотелось бы еще раз сказать о необходимости всегда откликаться на письма, бумажные или электронные, даже в том случае, если вы затрудняетесь ответить на поставленные вопросы.
В деловом мире тот, кто не отвечает на письма, считается безответственным и легкомысленным и, как вы понимаете, такому человеку не доверяют.
