внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его предприятия;
регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
регистрационный индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом;
индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом предприятия или резолюцией;
дело — совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
формирование дела– группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами;
заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле;
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в предприятия, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
индекс дела; номер дела — цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел предприятия, наносимое на его обложку;
архив (Ндп. архивохранилище) – предприятие или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования;
архивохранилище (Ндп. архив) – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;
профиль архива — установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению;
архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника;
архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой;
Архивный фонд Российской Федерации — совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации;
государственная часть Архивного фонда Российской Федерации — Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью;
негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации – Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности;
объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд) – Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи;
архивный фонд личного происхождения — Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;
