• презентация достигнутых результатов предприятия (промежуточных или конечных), его структурного подразделения или отдельных работников в какой-либо сфере деятельности.
Главной целью любого из перечисленных видов презентаций является эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение всесторонней поддержки со стороны контактной аудитории.
На этапе подготовки к проведению конкретной презентации необходимо четкое определение ее основных целей и их ранжирование по степени важности.
В наиболее общем случае основными целями презентации могут быть:
• формирование у потенциальных клиентов фирмы потребности в презентируемом новшестве (товаре, услуге, технологии и др.);
• формирование у потенциальных потребителей нового товара (услуги) начального уровня знаний о его основных свойствах и характеристиках;
• оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке свойств презентируемого товара (услуги) и окончательном выборе;
• формирование потребности у потенциальных покупателей в приобретении именно презентируемого товара у представляющей его фирмы;
• стимулирование сбыта товаров или эксплуатации услуг предприятия, проводящего презентацию, за счет привлечения новых клиентов;
• формирование у поставщиков, подрядчиков, оптовых покупателей, кредиторов и других фирм-контрагентов образа надежного партнера по бизнесу;
• увеличение числа и изменение качественного состава деловых партнеров фирмы;
• развитие конструктивного сотрудничества по различным вопросам с органами местного самоуправления и местной общественностью;
• формирование у различных категорий общественности определенного имиджа фирмы и благожелательного к ней отношения.
Важным моментом подготовки презентации является анализ (и по возможности – регулирование) состава аудитории, присутствующей на ней.
Практика свидетельствует, что аудитория большинства презентаций состоит, как правило, из позитивно настроенной части общественности, нейтральных (случайно попавших на презентацию) лиц и групп общественности, а также лиц, изначально отрицательно (иногда даже враждебно) воспринимающих как презентируемое новшество, так и саму фирму, проводящую презентацию.
Следует отметить, что качественный состав аудитории может меняться в ходе презентации в зависимости от ее целей и конкретного сценария.
Достаточно важными этапами подготовки презентации являются также:
• определение места, сроков, времени и состава ее участников, выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений и разработка схемы освещения предстоящего события в СМИ;
• оценка целесообразности и возможности приглашения на презентацию известных и знаменитых персон, а также представителей центральных СМИ;
• планирование начала презентации, ее основной части и завершающего этапа, составление сценария;
• распределение времени презентации по ее основным мероприятиям (обычно она занимает до двух часов с учетом резерва времени для ответов на вопросы аудитории после выступления основных докладчиков);
• определение приблизительной сметы расходов на проведение презентации;
• подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;
• подготовка основных докладчиков, написание и редактирование текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные вопросы аудитории;
• техническое обеспечение процесса презентации (средства оргтехники, компьютерное обеспечение, аудиовидеоаппаратура, синхронный перевод, связь, транспорт, охрана и др.);
