4.2
ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧАСТИЯ КОМПАНИЙ В ВЫСТАВКАХ
Для определения целесообразности участия предприятия в выставке специалисты службы по связям с общественностью должны тщательно изучить и оценить:
• опыт участия в ранее проводившихся выставках, его положительные и отрицательные стороны;
• возможности непосредственных конкурентов в организации аналогичных экспозиций;
• масштабы и периодичность проведения выставки;
• возможные категории посетителей данного мероприятия;
• количество предприятий и организаций, потенциально готовых принять участие в этой выставке;
• место проведения выставки, существенно влияющее на величину транспортных расходов;
• время проведения основных мероприятий выставки;
• возможность и целесообразность участия предприятия в аналогичных выставках, проводимых одновременно в других регионах страны и за ее пределами;
• размеры выставочной площади, которую предполагается взять в аренду у организаторов выставки для развертывания собственной экспозиции;
• примерную сумму (смету) расходов предприятия на участие в выставке.
Для квалифицированного изучения и решения перечисленных вопросов подразделение по связям с общественностью должно взаимодействовать с маркетинговой, сбытовой, рекламной, финансовой, юридической, бухгалтерской, кадровой и другими службами предприятия.
Смета затрат на участие предприятия в выставке должна предусматривать в наиболее общем случае следующие направления расходов:
• стоимость изготовления и оборудования экспозиции (стенда, витрины и т. п.);
• стоимость транспортировки экспозиции к месту проведения выставки и обратно (если не предполагается продажа экспонатов по окончании работы выставки);
• оплата проезда и командировочных расходов персонала, выезжающего для участия в работе выставки;
• оплата труда специалистов и вспомогательных рабочих, непосредственно занятых обслуживанием экспозиции в период работы выставки;
• стоимость аренды выставочной площади;
• оплата страховки экспонатов и персонала на время их перемещения к месту проведения выставки и обратно и участия в ней;
• стоимость услуг по охране выставочной экспозиции;
• затраты на проведение дополнительных мероприятий во время работы выставки (церемония открытия экспозиции, пресс-конференции, «круглые столы» и др.);
• стоимость изготовления и распространения информационно-рекламной литературы (каталогов, проспектов, буклетов и др.), необходимой для более полного ознакомления посетителей выставки с особенностями конкретной экспозиции;
• резерв денежных средств на покрытие непредвиденных расходов по участию предприятия в выставке.
Сокращению общего объема затрат предприятия на участие в выставке могут способствовать:
• использование специальных стендов многократного применения;
• осуществление некоторых видов работ силами самого предприятия (т. е. без посредников), например перевозка экспонатов, сооружение экспозиции, ее охрана и др.;
• участие предприятия в коллективных экспозициях, где одновременно выставляется продукция нескольких фирм-производителей;
• использование по окончании выставки рекламно-информационных материалов (видеозаписей, пресс-релизов, фотографий и т. п.), изготовленных специалистами предприятия во время ее работы;
