Учет ГСМ - страница 16

• на расходы, связанные со служебными командировками.

Во всех названных случаях подотчетные суммы могут расходоваться (полностью или частично) на приобретение горюче-смазочных материалов.

Обратимся, в первую очередь, ко вполне распространенной процедуре приобретения предприятием горюче-смазочных материалов за наличный расчет, когда такие расходы относятся хозяйственно-оперативным. Схема таких операций проста.

Водитель автомобиля получает в кассе предприятия под отчет денежные средства, рассчитывается ими на АЗС за горюче-смазочные материалы (чаще всего – за бензин), затем сдает в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложенными к нему документами (чеками), подтверждающими произведенные им расходы.

Рассмотрим процедуру приобретения горюче-смазочных материалов по приведенной выше схеме подробно.

Согласно п. 19 названного выше нормативного акта, в расходном кассовом ордере должно быть указано основание для его составления и перечислены прилагаемые документы.

В случае приобретения горюче-смазочных материалов за наличный расчет, основанием для выдачи денежной суммы под отчет должен служить соответствующий приказ руководителя предприятия. В приказе обязательно должны быть названы некоторые принципиальные моменты. В частности, названа фамилия (фамилии) сотрудников предприятия (водителей), в чьи обязанности вменяется приобретение горюче-смазочных материалов за наличный расчет, периодичность выплаты подотчетных сумм. Размер подотчетной суммы может быть не указан в приказе, так как возможно изменение цен, однако, должна быть определена потребность в горюче-смазочных материалах. Периодичность выдачи подотчетных сумм напрямую зависит от конкретных условий эксплуатации автомобильного транспорта в каждой конкретной организации.

Размер необходимой суммы, выдаваемой под отчет для приобретения горюче-смазочных материалов, определяется исходя из следующихпараметров:

• величины среднего пробега автомобиля (за неделю, 10 дней, месяц – в зависимости от характера и интенсивности эксплуатации автомобиля);

• утвержденных на предприятии норм расхода топлива;

• цен на горюче-смазочные материалы.

В тех случаях, когда автомобиль предполагается использовать для осуществления междугороднего рейса, во внимание принимаются условия конкретного производственного задания (пробег, иные условия, в том числе и непредвиденные обстоятельства).

Наличные денежные средства из кассы предприятия выдаются на основании расходного кассового ордера или документа, его заменяющего.