Учет ГСМ - страница 18

В примере еженедельную выдачу водителям подотчетных сумм целесообразно производить посредством составления ведомости, то есть документа, заменяющего расходный кассовый ордер. В том случае, если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Среди водителей ООО «Салют» в последнем примере не все водители, получающие подотчетные суммы на приобретение горюче-смазочных материалов, могут состоять в списочном составе предприятия. Некоторые из них (как вариант – все водители) могут работать на основании заключенных с ними гражданско-правовых договоров.

В том случае, если сотрудник (сотрудники) не состоят в списочном составе предприятия, выдача им подотчетных сумм осуществляется на основании п. 16 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации». Согласно этому пункту выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

В тех случаях, когда расходы на приобретение горюче-смазочных материалов являются составной частью расходов экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, выдача подотчетной суммы будет производиться на основании приказа и соответствующего расчета потребности данной экспедиции в разного рода ресурсах и запасах. Отчет о расходовании средств, в том числе и на приобретение горюче-смазочных материалов, будет осуществляться на общих основаниях по окончанию работы экспедиции или в иные разумные сроки (например, один раз в квартал, если работа экспедиции рассчитана на год).

Еще один случай, когда горюче-смазочные материалы могут приобретаться за наличный расчет служебная командировка с использованием автомобиля, принадлежащего предприятию, а также при использовании личного автомобиля в служебных целях.

Вернемся к примеру, в котором водитель Федоров А.А. получил под отчет 5 000 рублей на приобретение горюче-смазочных материалов.

При выдаче из кассы предприятия наличных денежных средств на указанные выше цели на счетах бухгалтерского учета будут сделаны следующие записи:

В Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

С Кредита счета 50 «Касса» – 5 000 рублей.

Отметим, что, согласно п. 15 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Иными словами, при временном отсутствии (по каким-либо причинам) кассы в ООО «Вымпел», водитель Федоров А.А. мог бы получить подотчетную сумму в размере 5000 рублей непосредственно в банке, обслуживающем данное предприятие.

В этом случае бухгалтерская проводка была бы следующей: