Учет ГСМ - страница 20
• перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру;
• на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Порядок составления авансовых отчетов требует приложения к нему оправдательных документов, подтверждающих расходование денежных средств подотчетным лицом. При приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет такими оправдательными документами будут являться чеки контрольно-кассовой техники АЗС.
Кассовый чек представляет собой первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
Кассовый чек содержит следующие реквизиты:
• наименование организации, выдавшей чек;
• ИНН;
• номер кассового аппарата;
• номер чека;
• дата выдачи чека;
• стоимость горюче-смазочных материалов (с учетом НДС, если данная организация не применяет систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход);
• марка горюче-смазочных материалов;
• количество отпущенных горюче-смазочных материалов в натуральном измерении;
• цена за единицу.
Наличие чека контрольно-кассовой техники обязательно не только как приложение к авансовому отчету, без которого данный авансовый отчет не может быть утвержден. Дело в том, что без кассового чека, в котором присутствуют все названные нами реквизиты, невозможно отнести расходы на приобретение горюче-смазочных материалов на расходы, применяемые для целей налогообложения.
Как видно, к авансовому отчету Федорова А.А. приложены кассовые чеки:
• от 01 марта 2010 г. № 58356 на 20 литров на сумму 500 рублей;
• от 08 марта 2010 г. № 44178 на 50 литров на сумму 1250 рублей;
• от 15 марта 2010 г. № 78144 на 30 литров на сумму 750 рублей;
• от 22 марта 2010 г. № 96002 на 50 литров на сумму 1 250 рублей;
• от 29 марта 2010 г. № 37771 на 45 литров на сумму 1 250 рублей.
Стоимость горюче-смазочных материалов указана в чеках без НДС.
После утверждения авансового отчета от 01 апреля 2010 г. № 34 на счетах бухгалтерского учета будут сделаны следующие записи:
В дебет счета 10/3 «Топливо»
С Кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 4 875 рублей 00 коп.
После утверждения авансового отчета за подотчетным лицом числится остаток неизрасходованных денежных средств в сумме 125 рублей. Указанную сумму водитель Федоров А.А. обязан внести в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
Похожие книги
