Управление проектами - страница 12

● принять, отклонить или отложить внесение изменений с соответствующими корректировками в документы проекта;

● если клиент не является членом компании, направить ему заявку на изменение для рассмотрения и одобрения.

Заявка на изменение может содержать: дату; описание необходимого изменения; полезность этого изменения; причины, вызвавшие изменение; ФИО человека, предлагающего изменение; визу менеджера проекта (согласен/не согласен); описание влияния на другие части проекта; риски, связанные с этим изменением; указание на заявку заказчику в связи с изменением; оценку затрат и объема работ; возможное влияние на расписание проекта; указание на финансирование реализации изменения.

Контроль отклонения сроков и стоимости реализации проекта может осуществляться с помощью метода освоенного объема. При условии детального сетевого планирования и высокого уровня бухгалтерского и управленческого учета метод освоенного объема позволяет в динамике проанализировать отклонения хода работ по издержкам и срокам в ежедневном формате.

Под освоенным объемом понимаются плановые затраты фактически выполненных к текущему моменту работ (табл. 1.7).

Приведенный пример расчета показателей освоенного объема позволяет определить текущее состояние дел в проекте:

● отрицательное значение отклонения по стоимости (ОСТ) демонстрирует перерасход средств на данную работу, положительное – экономию;

● отрицательное значение отклонения по срокам (ОСР) показывает отставание работ от запланированных сроков, положительное – опережение сроков.

Кроме того, с помощью прогноза полных издержек на работу можно определить итоговый перерасход/экономию по всему проекту.

Таблица 1.7

Пример расчета освоенного объема

Другим способом контроллинга выполнения целей проекта является работа с вехами или контрольными точками – важными событиями в графике реализации проекта. Вехи – это точки оценки состояния проекта, которые используются для ревизии прогресса проекта. Вехи могут устанавливаться различными способами:

● по календарному принципу – когда на этапе планирования проекта принимается решение о том, как часто будет проводиться ревизия проекта (ежемесячно, ежеквартально), и в соответствии с планом проекта определяется, что должно быть готово к выбранным срокам;

● по ключевым этапам проекта – так, чтобы в ходе каждой ревизии можно было принять решение о продолжении или закрытии проекта. Ревизия такого рода называется «досмотром у шлагбаума» («tolgate review») или «гейтовой моделью».

Вехи, или контрольные события, являются частью расписания проекта и встраиваются в сетевую диаграмму, при этом они имеют нулевую длительность или длительность, равную одному дню. Каждая веха должна иметь описание основных результатов проекта, которые должны быть достигнуты к данному моменту. Это позволит определить прогресс хода реализации проекта при сравнении с фактическими данными.

По окончании реализации проекта осуществляются формальные процедуры по завершению проекта. Также должны быть установлены процедуры по документированию предпринятых действий, если проект прекращен до завершения. При закрытии проекта менеджер проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены и проект достиг своих целей. Критически важно осуществлять промежуточную и окончательную приемку результатов проекта для фиксации окончания фазы и проекта в целом. Так называемые дрейфующие проекты, которые приостанавливаются в силу внешних обстоятельств или перетекают в другие проекты без видимой границы, несут опасность неконтролируемых расходов и перебои в обеспечении необходимыми ресурсами. В случае если очевидно, что проект невозможно завершить полностью, целесообразно рассмотреть закрытие тех этапов, которые уже завершены, с помощью проведения ревизии проекта и предпринять действия по приемке и сохранению промежуточных результатов (например, приостановка или консервация строительства).