Управление проектами - страница 9

Рис. 1.14. Модель проекта и функциональные срезы

Это означает, что управление каждой функциональной областью основано, прежде всего, на содержании проекта, но при этом имеет свои уникальные приемы, методы и терминологию.

Управление функциональными областями проекта осуществляется на основе иерархической структуры работ с применением уникальных для каждой области знаний инструментов и методов. В данном разделе рассмотрены некоторые наиболее важные инструменты управления функциональными областями проекта, а именно: матрица ответственности, план коммуникаций, план закупок, методы анализа заинтересованных сторон проекта.

Матрица ответственности – это один из инструментов управления человеческими ресурсами проекта. Матрица ответственности (МО) используется для отображения связей между работами проекта и членами команды проекта. В крупных проектах МО могут использоваться на различных уровнях. Например, МО высокого уровня может определять, какая группа или подразделение команды за какой элемент в ИСР отвечает, в то время как МО более низкого уровня используются в группе для распределения ролей, ответственности и уровней полномочий в отношении конкретных операций. Матричный формат показывает все операции, которые выполняются как одним человеком, так и командой участвующих в выполнении одной операции. Матричный формат также обеспечивает наделение ответственностью за выполнение одного задания только одного человека во избежание различных несоответствий. В табл. 1.6 представлен фрагмент матрицы ответственности, называемой матрицей RACI (Responsible (отвечает) – Accountable (утверждает) – Consult (консультирует) – Inform (информирует)). Первый столбец матрицы содержит работы, которые необходимо выполнить. Назначенные ресурсы могут быть показаны как отдельные исполнители или группы лиц.

Матрица RACI является лишь одним из типов МО; менеджер проекта может выбрать другие варианты обозначения, такие как «руководитель» или «ресурс» и пр., или другие роли (исполняет, контролирует и т. д.) в зависимости от особенностей проекта. Матрица ответственности особенно важна, когда команда состоит из внутренних и внешних ресурсов, так как позволяет четко разделять роли и ожидания.

План коммуникаций – документ, содержащий результаты определения потребностей заинтересованных сторон проекта в информации и определение подхода к их информированию. Эффективные коммуникации являются мостом, связывающим различные заинтересованные стороны, вовлеченные в проект, объединяя разнообразные культурные и организационные особенности, различные уровни опыта, а также различные взгляды и интересы в отношении выполнения или результата проекта.

Таблица 1.6

Фрагмент матрицы ответственности проекта «Ремонт административного здания»

Содержание плана коммуникаций может отличаться в зависимости от сферы и особенностей реализации проекта. План управления коммуникациями содержит:

● основные характеристики информации для заинтересованных лиц: ее содержание, сроки и способы передачи, необходимость обратного ответа и др.;

● блок-схемы передачи информации в проекте;

● ФИО лиц, ответственных за передачу информации, обеспечение конфиденциальности;

● бюджет коммуникаций (если требуются отдельные средства на организацию сбора и передачу информации, например, на приобретение программных продуктов) и др.