Управление работоспособностью - страница 23

Срочность очень любит рядиться в одежды важности. Как отделить?

Посмотрите, кто определяет срочность? Если срочность определяется не столько вами, сколько другими персонами, тогда вопрос: «Это срочное дело важно для моих или для чужих целей?»

Так как природа не терпит пустоты, то ваше время обязательно будет чем-то заполнено. И чем больше персональных связей, социальных сетей, гаджетов, источников входящей информации, тем более плотно. В деловой жизни аналогично. Чем больше линий подчинённости, тем больше у нас будет обязательных совещаний, брифингов и текучки, которая нечаянно нагрянет, когда её совсем не ждёшь.

Здесь живут всевозможные пожиратели времени.

Постоянно приходящие сообщения по мессенджерам. Не успели умереть аськи и мейл-агенты, на их место встали всевозможные «телеграммные вайберсапы». Псевдосрочные сообщения заставляют нас терять не только время, но и концентрацию на результате и как следствие – эффективность.

Развлечения, не ведущие к отдыху. Не развлечения, а отвлечения. Отдых необходим, но только качественный – заслуженный и правильный (о правилах отдыха – чуть позже).

Рутинная работа, которую можно отложить на неопределённое, хотя и конечное время. Бытовой пример – мытьё посуды или вытирание пыли. Рабочий – внесение изменений в таблицы каждый день, в то время как анализируются эти изменения только в конце месяца.

Сюда же якобы значимые новости из рассылок и рекламы с кричащими заголовками.

Как понять, не из этого ли квадранта вновь нарисовавшееся дело? Для этого есть контрольные вопросы:

Это можно НЕ делать сегодня? Это может сделать человек с меньшей, чем у вас, стоимостью часа? Это вообще может сделать ещё кто-то, кроме вас?

Обычный ответ замотанного человека: «Конечно же, нет! Они всё испортят».

Причём его чаще всего дают домохозяйки и предприниматели из малого бизнеса, именно по семейному принципу и организованному.

Руководитель не должен быть внутри процесса, он должен быть немножко над процессом. Не высоко, чтобы не отрываться, но и не внутри, чтобы видеть все детали механизма.

«Мельница крутится, мельник сидит.» Руководитель – не ось колеса, не само колесо, не ветер и не вода, он – мельник. Организатор и контролёр процесса. Детали правильные к правильному месту приладить, смазать, процесс запустить и смотреть, чтобы какой камень между шестерёнок не появился, – вот дело руководителя. И «мельник» не просто сидит, он делает всё, чтобы мельница не остановилась.

В Портрете дня добавьте столбик «Квадрант Матрицы Эйзенхауэра» (столбик 6).

1. Каждое дело, которое Вы записали в таблице, отнесите к одной из категорий.

Для наглядности можно раскрасить этот столбик. Например: Важно/ НЕ срочно – зелёным, Важно / Срочно – красным, НЕ важно / Срочно – жёлтым, НЕ важно / НЕ срочно – фиолетовым.

2. Суммируйте количество минут/часов пребывания в каждом из квадрантов. И подсчитайте в процентах, какую долю активного времени Вы проводите в каком из квадрантов.

(Понятно, что отправление естественных надобностей – это из квадранта 1 (и срочно, и важно, и делегировать нельзя).

Вынашивание и роды – тоже Важно и Срочно, если беременны именно Вы. В принципе это дело можно делегировать суррогатной матери, но имеет ли смысл?)

Обратите внимание на такие дела, как принятие решений. Иногда на принятие решения уходят годы, но это не значит, что всё остальное время мы ничего не делаем. Чтобы принять оптимальное решение, стоит осознать его как отдельное, а не параллельное дело, и запланировать его. Принятие решений – это Важно, именно поэтому его проще откладывать. Рефлекторно мы относим принятия решений к категории Важно / НЕ срочно, пока не окажется, что решать нужно срочно.