Внедрение ИИ в бизнес - страница 21

Что такое аудит бизнес-процессов простыми словами?

Аудит бизнес-процессов – это как генеральная уборка в шкафу. Вы достаете все вещи, смотрите, что у вас есть, что работает, а что давно пора выбросить. В бизнесе мы делаем то же самое с процессами: смотрим, что происходит, как это происходит, и где можно сделать лучше.

Цель аудита – найти:

● Процессы, на которые тратится слишком много времени

● Задачи, которые выполняются дважды разными людьми

● Действия, которые не приносят пользы

● Узкие места, где все тормозит

Как провести аудит, если вы не консалтинговая компания?

Вам не нужно нанимать дорогих консультантов в костюмах и с часами Rolex. Правда. Вот простой план действий:

Шаг 1: Создайте список всех процессов Возьмите листок бумаги (или откройте Excel, если вы из этих) и выпишите все процессы в вашей компании. От найма до увольнения, от закупки кофе до отправки годовой отчетности.

Например, в моей компании у нас получилось 35 основных процессов. Это было неожиданно – казалось, что их меньше.

Шаг 2: Оцените каждый процесс по трем параметрам Для каждого процесса ответьте на три вопроса:

● Сколько времени занимает? (в часах в неделю или месяц)

● Сколько людей в него вовлечено?

● Насколько он критичен для бизнеса? (по шкале от 1 до 10)

Шаг 3: Поговорите с исполнителями Это ключевой момент! Если вы руководитель, то скорее всего не знаете, как процессы работают на самом деле. Как мы уже отмечали, важно говорить именно с теми, кто выполняет работу ежедневно. Спросите:

● Что самое трудное в этом процессе?

● Что занимает больше всего времени?

● Что бы ты изменил, если бы мог?

Сергей, директор сети автосервисов, был уверен, что его проблема – в медленной обработке клиентских запросов. Но когда он поговорил с мастерами, выяснилось, что они тратят по 2 часа в день на заполнение отчетов, которые никто не читает. Вот где была настоящая дыра!

Шаг 4: Составьте карту процессов от начала до конца Прорисуйте каждый процесс от точки А до точки Я. Где процесс начинается, кто что делает, кто кому что передает, и чем все заканчивается.

Звучит сложно? На самом деле достаточно взять ручку, бумагу и нарисовать прямоугольники с подписями. Ничего сверхъестественного.

Шаг 5: Найдите узкие места Теперь самое интересное: где процесс замедляется или застревает? Где возникают ошибки? Где люди жалуются, что «всегда все тормозит»?

Эти точки – ваши потенциальные кандидаты на автоматизацию с помощью ИИ.

Что делать с результатами аудита?

После аудита у вас будет список процессов, их длительность, важность и проблемные места. Это золотая информация для внедрения ИИ!

Но пока не бегите покупать нейросети. В следующем разделе мы разберем, какие именно процессы нужно автоматизировать в первую очередь.

Мысли в рамочку: Аудит – это не разовая акция. Повторяйте его хотя бы раз в год, потому что бизнес меняется, и новые дыры появляются постоянно.

Процессы, созданные для автоматизации

Как мы уже упоминали, повторяющиеся задачи – первые кандидаты на автоматизацию. Мы также говорили о характеристиках процессов, подходящих для пилотных проектов. Теперь, когда вы провели аудит, давайте подробнее рассмотрим признаки процессов, которые буквально молят о внедрении ИИ.

Признак #1: Процесс повторяется с монотонной регулярностью Если ваши сотрудники делают одно и то же действие каждый день, каждую неделю или каждый месяц – это кричащий кандидат на автоматизацию.