Внедрение ИИ в бизнес - страница 25

Если результат положительный – процесс стоит автоматизировать.

Ловушки приоритизации: на что обратить внимание

«Видимые» vs «невидимые» процессы Часто мы замечаем только процессы, которые на виду (например, работа с клиентами), и забываем про закулисные (например, бухгалтерию или IT-поддержку). Убедитесь, что рассматриваете все стороны бизнеса.

Слишком широкий охват Лучше успешно автоматизировать один небольшой процесс, чем провалить попытку переделать сразу всё. Начинайте с малого.

Игнорирование связей между процессами Иногда автоматизация одного процесса влияет на другие. Например, ускорение обработки заказов может создать узкое горлышко в логистике.

Запомните это: Успешное внедрение ИИ в одном процессе создает положительное отношение и мотивирует команду. Поэтому начните с того, что точно получится – даже если это не самый приоритетный процесс с точки зрения бизнеса.

История Валентины, которая нашла процессы-пожиратели времени и сэкономила 40 часов в неделю

Валентина – руководитель маркетингового агентства с 12 сотрудниками. На первый взгляд, бизнес шел хорошо: клиенты были довольны, прибыль была стабильной. Но была одна проблема – Валентина и ее команда работали по 12 часов в день, включая выходные.

«Я была на грани выгорания,» – рассказывает Валентина. – «Мы брали новых клиентов, но почему-то с каждым месяцем у нас оставалось все меньше времени, хотя штат рос.»

Когда мы встретились с Валентиной на конференции, она выглядела измотанной. Я предложил ей провести экспресс-аудит процессов. Она скептически улыбнулась: «На это точно нет времени».

Аудит на салфетке

За обедом я взял салфетку и попросил Валентину нарисовать, как у них происходит работа с клиентом от первого контакта до сдачи проекта. Получилось что-то вроде паутины с кучей стрелок и возвратных петель.

Когда мы начали анализировать, выяснилось пять критических проблем:

Отчетность пожирала время Команда тратила 20% рабочего времени на составление отчетов для клиентов, копируя данные из разных сервисов в красивые презентации.

Метки проектов создавались вручную На каждый проект создавалось в среднем 50 меток в Asana – все вручную с копированием из шаблона.

Согласования ходили по кругу Материалы по 4—5 раз возвращались на доработку из-за отсутствия четких критериев согласования.

Брифы были неполными Менеджеры тратили до 3 часов на каждый проект, добивая информацию от клиентов после первичного брифа.

Коммуникации терялись в мессенджерах Важная информация от клиентов приходила в разные каналы (почта, Telegram, звонки), и постоянно что-то терялось.

План автоматизации с помощью ИИ

Мы расставили приоритеты по матрице «боль/выгода» и выбрали три первоочередные задачи:

Автоматизация отчетности Внедрили ИИ-систему, которая собирает данные из всех сервисов, анализирует их и генерирует готовые отчеты для клиентов. Экономия: 8 часов в неделю на команду.

Создание умного брифа Разработали ИИ-брифинг-бота, который задает дополнительные вопросы клиентам в зависимости от их предыдущих ответов и собирает полную информацию с первого раза. Экономия: 15 часов в неделю.

Централизация коммуникаций Внедрили ИИ-ассистента, который собирает все сообщения от клиентов из разных каналов в единую базу и автоматически структурирует их по проектам. Экономия: 12 часов в неделю.

Результаты через месяц

«Я не верила, что это возможно,» – говорит Валентина. – «Мы сэкономили 35 часов в неделю в первый же месяц. Через три месяца экономия достигла 40 часов – это как уволить одного сотрудника на полную ставку, только никого не пришлось увольнять!»