Внедрение ИИ в бизнес - страница 28

Шаг 1: Подготовка

Возьмите список процессов, который вы составили во время аудита. Распечатайте его, или выведите на экран, или нарисуйте на доске. Главное, чтобы все было видно и с этим можно было работать.

Шаг 2: Определите критерии оценки

Для каждого цвета нужно установить четкие критерии. Например:

Зеленый процесс:

● Работает быстро и без сбоев

● Не требует постоянного контроля

● Стоимость процесса адекватна результату

● Сотрудники не жалуются

● Клиенты довольны

Желтый процесс:

● Работает, но не оптимально

● Требует периодического вмешательства

● Стоимость на грани окупаемости

● Периодически возникают проблемы или жалобы

● Есть очевидные способы улучшения

Красный процесс:

● Постоянно ломается или дает сбои

● Требует постоянного ручного контроля

● Стоимость неадекватна результату

● Сотрудники ненавидят этот процесс

● Клиенты жалуются или страдают из-за него

Шаг 3: Проведите оценку

Теперь берите каждый процесс и честно (ЧЕСТНО!) отвечайте – он зеленый, желтый или красный? Отмечайте цветом (маркером, стикером, как угодно).

Важно: эту оценку лучше делать коллективно! Иначе вы рискуете наступить на те же грабли, что и Катя.

Катя владеет салоном красоты. Она внедрила CRM-систему и была уверена, что это «зеленый» процесс – все работает идеально. Когда она спросила администраторов, выяснилось, что они ненавидят эту CRM. Она тормозит, данные приходится вносить дважды, а интерфейс настолько неудобный, что администраторы предпочитают вести параллельно записи в блокноте. Это был очень красный процесс!

Шаг 4: Сделайте карту процессов

Теперь расположите все процессы на большой схеме, используя цветовую маркировку. Вот что обычно получается:

● Обнаруживается много красного. Не паникуйте! Это нормально. Большинство бизнесов имеют несколько критически неэффективных процессов.

●Красное часто концентрируется в определенных областях. Например, все процессы, связанные с документооборотом, могут быть красными. Это говорит о системной проблеме.

●Желтого обычно больше всего. Это процессы, которые как-то работают, но могли бы работать лучше – идеальные кандидаты для постепенной оптимизации с помощью ИИ.

Какие процессы обычно попадают в красную зону из-за «привычки»?

● Ручной ввод данных в несколько систем. Например, менеджер вносит данные клиента в CRM, потом в бухгалтерию, потом в таблицу отчетности…

● Согласование документов по цепочке. Документ идет от отдела к отделу, застревает, теряется, возвращается на доработку.

●Регулярные отчеты, которые никто не читает. Классика! Сотрудники каждую неделю готовят отчеты, которые никому не нужны.

●Дублирующие процессы. Например, информация о клиенте хранится и в CRM, и в Excel-таблице, и в записной книжке менеджера.

● Процессы с большим количеством ручного копирования. Данные из одной системы копируются в другую вручную.

Что делать с результатами цветовой диагностики?

● Красная зона – немедленно в работу! Эти процессы требуют срочной оптимизации или полной замены. Именно здесь ИИ может дать самый быстрый и заметный эффект.

●Желтая зона – составьте план постепенных улучшений. Внедряйте инновации поэтапно, без радикальной перестройки.

●Зеленая зона – зафиксируйте текущие процессы, документируйте их, чтобы они оставались эффективными. Периодически проверяйте, не пожелтели ли они.

Как вытащить правду о процессах у сотрудников

Результаты аудита и метод светофора дадут вам общую картину, но чтобы копнуть глубже и понять, какие именно процессы существуют только по привычке, вам нужно поговорить с вашими сотрудниками. Именно они – настоящие эксперты по неэффективным процессам в вашей компании!