Менеджеру важно учитывать следующие правила:
▪ выдача наличных денег под отчет возможна при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
▪ запрещена передача подотчетных денег от одного работника другому.
Первое правило предотвращает накопление наличности за работником, а второе на практике означает, что к авансовому отчету работника Громова не должны прилагаться оправдательные документы, оформленные на имя работника Сидорова. Такой авансовый отчет не подлежит утверждению.
По истечении срока, на который были выданы наличные деньги, подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней оформить авансовый отчет и возвратить неизрасходованную сумму (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22.09.1993 № 40). При несоблюдении подотчетным лицом этого требования работодатель вправе удержать выданную сумму из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 24 января 2005 г.
№ 04-1-02/704
(Извлечение)
Приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.
Часто возникает вопрос: предусмотрена ли материальная ответственность работника за ошибки, допущенные в приложенных к авансовому отчету оправдательных документах?
В постановлении Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08 проанализирована ситуация, когда документы, представленные подотчетными лицами, были составлены от имени несуществующих контрагентов. Однако при этом товары, приобретенные на подотчетные деньги, были оприходованы в установленном порядке, а авансовые отчеты работников утверждены. Суд пришел к выводу, что экономической выгоды у подотчетных лиц не возникает. А значит, не имеется оснований для каких-либо удержаний из их зарплаты, даже если налоговая инспекция не принимает такие расходы в целях налогообложения прибыли.
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД ЦЕНТРАЛЬНОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 7 июля 2009 г.
по делу № А64-578/08-26
(Извлечение)
Работникам под отчет выдавались денежные средства, которые впоследствии расходовались на оплату гостиничных услуг в период нахождения данных работников в служебных командировках. В подтверждение понесенных расходов работниками представлялись первичные документы (авансовые отчеты, кассовые чеки, счета гостиниц). При этом, сведения о гостиницах, в которых проживали работники Общества, в ЕГРЮЛ отсутствуют, ИНН у данных организаций неверный.
Доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников Общества Инспекцией суду не представлено.
У налогового органа отсутствовали законные основания для правовой оценки подотчетных сумм как дохода физических лиц, в связи с чем вывод о том, что Обществом с указанных сумм должен быть исчислен, удержан и уплачен НДФЛ, является необоснованным.
Направляя работника в служебную командировку, Общество не может располагать сведениями о том, к услугам какой именно гостиницы обратится соответствующий работник, тем самым заранее проверить правоспособность, состояние на налоговом учете лиц, оказывающих гостиничные услуги. Отсутствует такая возможность и у работника, направленного в служебную командировку.
