3) от имени подотчетного лица – при оказании гражданину услуг.
Эти расходы менеджера удостоверяются бланком строгой отчетности, в котором будет указана его фамилия. Например, персонифицированы бланки, удостоверяющие хранение автотранспортных средств на платных стоянках, проживание в гостинице.
В итоге затраты подотчетного лица удостоверяются оправдательными документами:
▪ квитанциями к приходному кассовому ордеру (ПКО);
▪ чеками ККМ;
▪ товарными чеками;
▪ бланками строгой отчетности (БСО);
▪ расписками граждан в получении денег.
Оправдательными документами также являются различные билеты (на транспорт, выставки и др.), но они относятся либо к чекам ККМ, либо к БСО.
Какие нюансы наличных расчетов необходимо поставить на контроль?
Расчеты наличными деньгами от лица компании с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора допускаются в пределах 100 000 руб. Предельный размер наличных расчетов установлен указанием Банка России от 20.06.2007 № 1843-У.
Нарушение этого требования грозит административным наказанием – налагается штраф в размере: на компанию – от 40 000 до 50 000 руб.; на ее должностных лиц – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса Российской федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ)).
До последнего времени сторона, получающая наличные сверх установленного предела, не подвергалась наложению штрафа (письма УМНС России по г. Москве от 30.12.2002 № 29–12/64034 и Банка России от 24.11.1994 г. № 14-4/308, постановление ФАС Московского округа от 22.05.2006 по делу № КА-А40/4070-06).
Если компания оплачивает наличными предъявленные счета в отсутствие единого договора, то каждый счет будет признан в качестве самостоятельного, «разового» договора. В этом случае оплата одному контрагенту по разным счетам не суммируется. А вот, например, договоры аренды носят длящийся характер. Поэтому за аренду можно внести наличными в общей сложности не более 100 000 руб., сколько бы счетов ни выставлял арендодатель.
При наличных денежных расчетах в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг организации или индивидуальные предприниматели должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ, т. е. кассовые аппараты). Эта обязанность введена Законом о применении ККТ. Наличная оплата должна подтверждаться кассовым чеком. Но если наличные получены по иным основаниям, например, по договору займа, то пробивать кассовые чеки не следует.
Из данного правила есть три исключения.
Во-первых, организации и индивидуальные предприниматели при оказании услуг населению вместо ККМ вправе применять бланки строгой отчетности (БСО). В числе таких услуг – ремонт и техническое обслуживание бытовых приборов. Подобного инвентаря в организациях множество. Соответствующие БСО подтвердят расходы подотчетного лица на восстановление такой техники. Требования к этим оправдательным документам рассмотрены в разделе 1.8.
Во-вторых, ККМ могут не применять организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход (ЕНВД) (см. раздел 2.1). Вместо чека ККМ они вправе выдать документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Закон не определяет наименование такого документа – это может быть товарный чек, квитанция или др., но устанавливает для него обязательный состав сведений:
