Плательщик может прислать курьера с наличными деньгами по местонахождению кассы. Но принять деньги от физического лица в счет расчетов с другим лицом можно только на основании доверенности, выданной этим другим лицом. В противном случае следует считать, что деньги получены непосредственно от курьера, и запрашивать последующее одобрение платежа у представляемого (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Казалось бы, зачем излишне усложнять ситуацию? Представьте себе, что ваша компания получает наличными задаток в обеспечение исполнения договора (ст. 380 ГК РФ). При его неисполнении стороной, давшей задаток, он не возвращается (п. 2 ст. 381 ГК РФ). Но в отсутствие доверенности на действия курьера квалифицировать полученные деньги как задаток не будет юридических оснований. Ведь соглашения о задатке с курьером не имеется! Деньги придется вернуть.
Нередко на основании доверенности должностные лица подписывают договоры и различные акты. Следует ознакомиться с содержанием таких доверенностей и получить их копии. Это важно, поскольку действия представителя могут выходить за пределы полученных им полномочий. При таких обстоятельствах сделка считается незаключенной.
Лица, которые могут действовать от имени организации без доверенности, отражены в ЕГРЮЛ (подп. «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Таких лиц может быть несколько, а не только руководитель организации.
Если менеджер получил наличные деньги на администра-тивно-хозяйственные расходы, то он становится подотчетным лицом. Потому что за израсходованные деньги он должен отчитаться в срок, установленный организационно-распорядительным документом (требования к оформлению данных документов приведены в приложении 2) компании (например, приказом). Для этих целей предназначена унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Пример заполнения этой формы см. в приложении 8.
ВНИМАНИЕ! Выдавать деньги под отчет путем перечисления их на банковскую карту работнику не разрешается (письмо Банка России от 18.12.2006 № 36-3/2408).
Но тратить деньги должно с умом, чтобы не возникло проблем с оформлением авансового отчета и его утверждением.
Существуют три группы наличных расходов подотчетного лица:
1) от лица компании – при платежах контрагентам на основании доверенности, выданной компанией.
В этой ситуации менеджер получит от контрагента комплект документов на имя компании. Среди них – квитанция к приходному кассовому ордеру, удостоверяющая получение денег контрагентом. В поле «Принято от» этой квитанции должны быть указаны наименование доверителя, а также фамилия и инициалы подотчетного лица согласно доверенности, например: «Принято от ООО «Гулливер» через Громова М.А.».
Если же продавец – физическое лицо, не зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя, то получение денег он удостоверяет распиской;
2) обезличенные – в розничной торговле или в сфере оказания потребительских услуг населению.
В этом случае менеджер получит кассовый чек, а к нему – расшифровку затрат в виде товарного чека. (Расшифровку может содержать и сам кассовый чек.) Если продавец товаров вправе работать без применения кассового аппарата, то достаточно товарного чека. Если менеджеру оказана услуга, то оплата может быть подтверждена «безымянным» бланком строгой отчетности;
