Обычно презентация длится от 10 до 30 минут, но исходя из конкретной ситуации могут быть рекомендованы следующие временные рамки:
– презентация предприятия не более 20 минут (на выставке около 5 мин);
– презентация проекта 15–20 мин;
– презентация товара 10–15 мин;
– самопрезентация не более 10 мин.
Желательно заранее запланировать время для ответов на вопросы. Поскольку именно в этой части презентации выступающий проходит проверку на устойчивость и квалификацию.
Если перед презентацией вас поставят в известность, что продолжительность выступления должна быть сокращена, ужимать следует основную часть выступления, по возможности сохранив введение и заключение.
Следует также учитывать распорядок рабочего дня той организации, где проходит презентация. Не планируйте презентацию, обсуждение которой может затянуться на время, близкое к обеденному перерыву или концу рабочего дня. Временные рамки предстоящей организации можно обсудить с представителем принимающей организации, а так же уточнить состав участников.
Чтобы спланировать длительность всей презентации и отдельных ее частей, необходимо выбрать баланс времени между частями презентации. Не стоит затягивать презентацию даже на минуту больше, чем это предусмотрено регламентом. Лучше закончить ее на минуту раньше.
Планируя презентации, следует помнить, что ничто никогда не идет так, как было задумано и чем больше заготовок «на всякий случай», тем больше вероятности, что все будет по-вашему.
2.3. Место проведения презентации
Судьба всегда на стороне разумных.
Еврипид
Требования к помещению зависят от предполагаемого количества слушателей, от их состава и от задач презентации.
Организаторы презентации должны продумать следующие моменты:
– как долго продлиться презентация;
– будет ли она разбита на части;
– будет ли полностью проходить в одном помещении или потребуется перемещение в другие места;
– будут ли перерывы на кофе;
– какие разделы необходимо включить в презентацию и каково назначение каждого раздела;
– размечены ли разделы по степени важности (обязательно включить, включить по возможности, стоит упомянуть при наличии времени);
– размещены ли разделы в логическом порядке с учетом времени;
– заканчивается ли каждый раздел важным сообщением;
– проработан ли план презентации в поисках моментов, где интерес снижается;
– отмечены ли в программе те моменты, когда аудитория должна быть вовлечена в процесс выступления;
– решено ли, кого необходимо пригласить на презентацию и в каком количестве.
Перед началом презентации необходимо проверить место для выступления на предмет оборудования, планировки, освещения, уровня шума, количества мест для слушателей, размера, звуковой системы, пространства, температуры. В этом вам могут помочь ответы на следующие вопросы:
Знакомо ли вам место, в котором будет проводиться презентация?
Регулярно ли в этом помещении проводятся презентации?
Понадобится ли вам пропуск или сопровождающий?
Знаете ли вы полный адрес того места, где будете выступать, контактные телефоны организации?
Взяли ли вы с собой текс выступления?
Находится ли необходимый реквизит в вашей сумке?
Нужен ли вам стакан воды?
Проверили ли вы уровень звука в зале?
Будет ли вас хорошо слышно?
Умеете ли вы пользоваться микрофоном?
Все ли могут вас видеть?
Есть ли в зале места, откуда плохо видно?
Работает ли оборудование?
Правильно ли оборудование расставлено?
