Начать с малого и реалистичного: почему это важно
Когда мы решаем что-то изменить в своей жизни, особенно если речь идет о такой глобальной теме, как управление временем, велик соблазн сразу же замахнуться на что-то грандиозное. Мы читаем книги, скачиваем приложения, пытаемся внедрить десятки новых правил одновременно. И, как правило, очень быстро "сдуваемся", потому что это слишком сложно, требует огромных усилий и ломает привычный уклад жизни.
Поэтому мой первый и главный совет: начните с малого и будьте реалистичны. Не пытайтесь перевернуть все с ног на голову за один день. Маленькие, последовательные шаги гораздо эффективнее глобальных, но непосильных перемен. Каждый маленький успех будет придавать Вам уверенности и мотивации двигаться дальше.
Фиксация задач: сила записанного слова
Первый и самый простой шаг к порядку – это перестать держать все задачи в голове. Наша память – не самый надежный инструмент, особенно когда дел много. Попытка запомнить все приводит к постоянному внутреннему напряжению, тревоге "а вдруг я что-то забуду?" и, как следствие, к еще большей нехватке времени, потому что мы тратим умственную энергию на удержание информации, а не на ее выполнение.
Начните записывать все, что Вам нужно сделать, в одном месте. Это может быть:
Бумажный ежедневник или блокнот. Классический, проверенный временем способ.
Электронные приложения для управления задачами. Существует множество удобных программ и приложений (например, Google Задачи, Microsoft To Do, Todoist, Trello и многие другие), которые позволяют создавать списки дел, устанавливать напоминания, сортировать задачи по проектам и приоритетам. Лично я, например, активно пользуюсь электронным календарем, где отмечаю все свои планы, встречи и задачи – это очень помогает разгрузить память и ничего не упустить.
Простая заметка в телефоне. Даже это лучше, чем ничего.
Главное – выбрать тот инструмент, который удобен именно Вам, и выработать привычку фиксировать в нем все задачи, как большие, так и маленькие, как рабочие, так и личные. Сам факт "выгрузки" задач из головы на внешний носитель уже приносит облегчение и снижает тревогу.
Оценка времени: учимся "прикидывать" реалистично
Еще одна распространенная проблема – мы часто недооцениваем, сколько времени на самом деле займет та или иная задача. Нам кажется, что "это я быстро сделаю", а в итоге тратим на это полдня. Или, наоборот, какая-то большая задача кажется настолько неподъемной, что мы даже боимся к ней подступиться, хотя если разбить ее на части, то каждая из них окажется вполне выполнимой за разумное время.
Поэтому, записывая задачу, старайтесь хотя бы примерно прикинуть, сколько времени Вам на нее потребуется. Поначалу это может быть сложно, и Ваши оценки будут неточными. Но со временем, анализируя свой опыт, Вы научитесь более реалистично оценивать временные затраты. Это поможет Вам лучше планировать свой день и избегать ситуаций, когда Вы запланировали слишком много и ничего не успели.
Планирование дня и недели: создание временных блоков и буферного времени
Когда у Вас есть список задач и примерное понимание, сколько времени они займут, можно переходить к планированию. Планировать можно как на день вперед, так и на неделю.
Выделяйте конкретные временные блоки для важных дел. Вместо того чтобы просто иметь длинный список задач, попробуйте распределить самые важные из них по времени в течение дня или недели. Например: "С 10:00 до 12:00 – работа над отчетом", "В 15:00 – звонок клиенту", "Вечером – час на изучение английского".
