Процесс Управления Финансами (Finance Management) относится к стратегическому этапу управления ИТ сервисами, а данная политика Бюджетирования и финансового учета (Budgeting and Accounting Policy) является рекомендацией стандарта ISO 20000—1:2011. Процесс фокусирует свое внимание на управлении финансами, стоимостью ИТ активов, контроль расходов, распределение расходов на стоимость ИТ сервисов, планирование бюджета сопровождения инфраструктуры и ИТ проектов.
ПОЛИТИКА БЮДЖЕТИРОВАНИЯ И ФИНАНСОВОГО УЧЕТА
ЦЕЛИ
Цели политики заключаются в формировании ключевых механизмов и правил относительно составления бюджета и процесса управления учетом. Учетная политика – общая политика, которая определяет определенные политики и процедуры, используемые компанией, чтобы подготовить ее финансовую отчетность. Учетные политики отличаются от принципов учета тем, что принципы – правила, а политики – способ компании придерживаться правил. Эти политики разработаны в соответствии с требованием стандарта ISO 20000 и соблюдение их обязательно.
ПОЛИТИКА
Политика должна четко и ясно регламентировать следующие процессы и вопросы:
•Планирование и финансовый учет компонентов ИТ инфраструктуры, включая активы, совместно используемые ресурсы, накладные расходы, внешние услуги, персонал, лицензии и т п;
•Распределение прямых и косвенных затрат на ИТ сервисы;
•Формирование стратегических и оперативных бюджетов;
•Формирование проектных бюджетов;
•Эффективный финансовый контроль;
•Затраты должны планироваться с достаточной степенью детализации, чтобы включить эффективный финансовый контроль и предоставить достаточную информацию для принятия решений;
•Отслеживание и контроль фактических затрат по отношению к бюджету;
•Анализировать финансовые прогнозы и управлять затратами;
•Изменения в услугах должны быть включены в калькуляцию затрат и утверждены посредством процесса управления изменениями.
•Определить методы распределений. Например, средние затраты, распределенные в соответствии с бухгалтерским планом счетов. Рабочее время сотрудников, затраты распределенные на основе количества времени, потраченного на каждую деятельность;
Помимо вышесказанного, необходимо определить центры затрат. В зависимости от характера можно применить следующие критерии к носителям затрат:
•Объем: носитель затрат, основанный на единицах работы (например, количество заказов).
•Время: носитель затрат, основанный на отрезке времени, потраченном на определенную деятельность. Стоимость деятельности увеличивается на основе отрезка времени, требуемого для завершения деятельности.
•Сборка или продукт: стоимость, применяется непосредственно к объекту затрат (например, все затраты, связанные с данным ИТ сервисом).
Следующая важная часть управления финансами – определение «модели затрат». У различных организаций есть различные механизмы и инструменты. Для организации, где ИТ предоставляет свои сервисы не только внутри организации, но и напрямую клиентам, необходимо разработать «модель формирования прибыли».
