Любым переговорам предшествует организационная и содержательная подготовка. Организационная подготовка предполагает определение места и времени встречи, формирование делегации и назначение ее главы. Содержательная подготовка включает:
– анализ проблемы и диагностику ситуации;
– определение переговорной позиции и возможных вариантов решения проблемы;
– формулировку предложений и их аргументацию;
– подготовку инструкций участникам переговоров, а также документов и материалов.
Вопрос о месте проведения переговоров имеет под собой тонкую психологическую основу. Ведение переговоров на своем предприятии может иметь как преимуществ, а так и недостатки.
Среди преимуществ можно выделить следующие:
– вы можете контролировать ситуацию и обладаете правом выбора помещения для переговоров;
– сфера влияния на противоположную сторону может быть расширена за счет выбора для нее гостиницы;
– вы будете чувствовать себя комфортно – ведь дома и стены помогают;
– хозяева обычно на переговорах говорят больше и в итоге добиваются для себя лучших результатов;
– при проведении встречи следуют тем правилам протокола и вежливости, которые приняты в стране пребывания.
Однако существует ряд моментов, осложняющих процесс переговоров для принимающей стороны:
– вы не сможете отложить решение, сославшись на отсутствие информации под рукой;
– если партнеры приехали из далека у вас может возникнуть ощущение некоего обязательства перед ними;
– вас могут отвлекать различные организационные моменты.
Сроки проведения переговоров в основном зависят от двух обстоятельств:
– когда вам нужно данное соглашение;
– когда вы будете готовы к переговорам.
Многие организации избегают крупных встреч под конец года, когда сотрудники заняты подготовкой годового отчета. Иногда по этим же причинам деловые встречи не планируются на конец месяца или конец квартала. Начинать переговоры лучше с утра, потому что к концу дня и вы, и ваши партнеры будут уставшими. Кроме того, начало встречи в первой половине дня дает вам возможность вместе пообедать и в неформальной обстановке обсудить итоги переговоров или преодолеть сложности, если таковые возникли. Если же переговоры проходят в течение двух и более дней, то они могут начаться и после обеда в первый день. В этом случае на ужин можно запланировать ужин с партнерами, который поможет закрепить знакомство. Если ваши партнеры приезжают из другого города или из другой страны следует предусмотреть для них культурную программу.
При первой встрече, если участники не знакомы, необходимо представиться. Первым представляется глава принимающей делегации, затем – глава приехавшей. После этого главы делегаций представляют своих сотрудников. Первой должна быть представлена принимающая делегация. Порядок представления делегаций происходит по убывающей, то есть сначала представляют тех, кто занимает более высокое положение. Участники могут обменяться визитными карточками. При большом количественном ставе делегаций такой обмен необязателен. В этом случае до начала переговоров каждому участнику вручается список делегаций, по возможности с указанием полных имен и должностей. Делегации рассаживаются так, чтобы члены каждой делегации, занимающие примерно равное положение, расположились напротив друг друга. Первым садится за стол переговоров глава принимающей стороны. В ходе переговоров ему принадлежит инициатива. Он начинает беседу, следит, чтобы не было пауз. Опоздание на переговоры может негативно сказаться не только на вашем имидже, но и на самом ходе переговоров, так как другая сторона может вообще отказаться от их проведения.
