Оптимизация информационных потоков. Методическое пособие - страница 2

По определению, поток – перемещение масс в определённом направлении. Соответственно, говоря об информационном потоке, мы говорим о перемещающейся и преобразующейся информации, то есть об информации, которая постоянно находится в движении. Именно это нам и надо для того, чтобы улучшать офисные процессы: понимать, как движется информация.

Их можно встретить везде, где есть информация. На любом предприятии, чтобы производство начало производить продукт, ему нужна информация о том, сколько производить, что именно производить и т. д. Поэтому информационные потоки можно встретить везде и их гораздо больше, чем может показаться.

Важно понять, что многие информационные потоки имеют сильное и непосредственное влияние на производство. Они запускают и останавливают его, они задают ритм и настраивают его параметры. Например, информационные потоки, связанные с оформлением технологической и конструкторской документации и проработкой соответствующих вопросов, могут серьёзно повлиять на качество продукции, а также трудоёмкость и материалоёмкость её изготовления. На практике часто встречаются примеры, когда ошибка в конструкторской или технологической документации оборачивается миллионами дополнительных затрат.

На любом предприятии можно выделить сотни и даже тысячи различных процессов. Любой из них в той или иной степени всегда можно улучшить.

Вот лишь некоторые, самые распространённые из них:

· Трудоустройство (процесс первичного оформления, процесс согласования и т.п.)

· Разработка нового продукта (процесс разработки документации, процесс согласования, процесс испытания и т.п.)

· Оформление договора (заказа, отчёта и любого документа);

· Создание любого информационного продукта;

· Подготовка к ремонту, проведение аудита, инвентаризации;

· Покупка материала, комплектующих, запасных частей (процессы заказа, формирования потребности, получения и т.п.);

· Приём заказа, планирование производства, планирование отгрузок.

Каждый из этих процессов и многие другие, не вошедшие в данный список, можно изучать, анализировать и улучшать. Именно для этого и предназначена методика, описываемая в настоящей книге. Она подойдёт для улучшения любого информационного потока, причём не только на производственном предприятии.

Несмотря на то, что основная целевая аудитория книг по оптимизации процессов – это производственные предприятия, следует понимать, что информационные потоки есть везде, следовательно, их тоже можно и нужно оптимизировать. Разумеется, если это целесообразно.

Это очень важно, т.к. мы живём в социуме и пользуемся услугами различных социальных учреждений, а также сервисных и консалтинговых организаций. В них так же, как и в производстве, огромное количество информационных потоков, нуждающихся в улучшении.

Вот лишь небольшой перечень организаций, в которых информационные потоки оказывают сильное влияние не только на их внутренние показатели, но и на клиента:

· Поликлиники

· Пенсионный фонд

· Налоговая служба

· Фонд социального страхования

· Нотариус

· Туристическое агентство

· Почта

· Расчётные центры

· Бюро технической инвентаризации

· Юридические консультации

· Транспортные компании

· Рекламные агентства

Данный список можно было продолжить ещё на несколько страниц, если бы на то была необходимость. Здесь важно понять, что большинство процессов (информационных потоков) в перечисленных учреждениях, влияют напрямую на их клиентов, т.е. на тех, кто приходит к ним за определённой услугой. Уверен, что каждый из нас стоял бесконечные очереди в ряде приведённых учреждений, каждому приходилось доносить недостающие документы, исправлять неточности, приходить повторно и т. д. Всё это негативно влияет на клиента и его желание пользоваться услугой. Так, например, многие из моих знакомых, да и я сам, принципиально не ходим в бесплатные больницы, а предпочитаем заплатить деньги и избежать очередей, ожиданий и прохождения формальностей, отнимающих время и силы. Разумеется, есть разница, когда у клиента нет выбора, и ему приходится идти в определённое учреждение (например, в пенсионный фонд, налоговую) и тем, когда клиент может выбрать, в какую юридическую фирму или транспортную компанию ему обратиться. Первые не теряют клиентов и, соответственно, прибыль. Им не так критична оптимизация информационных потоков, хотя она могла бы существенно сократить трудозатраты. А другие компании из-за неоптимальных информационных потоков могут терять клиентов и прибыль. Клиенты просто будут уходить к конкурентам, и пользоваться услугами там, где их обслужат быстрее и не заставят заполнять лишних документов. Далее мы остановимся на некоторых приведённых учреждениях и рассмотрим их информационные потоки в качестве примеров.