Оптимизация информационных потоков. Методическое пособие - страница 4

. Первая проблема, связанная с этим, заключается в трудности отслеживания различных источников и разветвлений информационных потоков, что необходимо для их оптимизации.

· Наличие ошибок и искажения информации.

Это вторая проблема, связанная с разветвлением и множественными источниками информации. Наличие альтернативных источников и вариантов информации часто приводит к ошибкам в работе, так как информация всегда искажается по мере её движения (копирования, передачи). Очень редко в разных источниках можно встретить одинаковую информацию. Обычно всегда присутствует некоторая степень искажения или иного толкования. Все мы помним игру в глухой телефон, когда информация полностью искажается при передаче третьему или четвертому человеку. Но здесь идёт речь об устной информации, которая очень сильно подвержена искажению. Это самый сложный случай, так как при передаче устной информации оба человека ограничены словарным запасом и личной картиной мира, которые позволяют трактовать одно и то же слово по-разному. То же самое, но в меньшей степени, происходит и с другими носителями информации. Если информация переписывается из одного формата в другой, из бумажного документа в электронный вид и наоборот, она также подвержена ошибкам и искажению. Помните знаменитую фразу «казнить нельзя помиловать»? Одна запятая меняет весь смысл и решает судьбу человека. Тот же принцип лежит в основе искажения информации. Любые переписывания информации увеличивают риск возникновения ошибок и искажений. Пропущенный или не пропечатанный символ в документе может в итоге нанести такой же вред, как неправильно поставленная запятая в примере.

Чем больше разветвлений и источников информации, чем больше копирования и клонирования, тем больше вероятность появления искажения и ошибок в информации.

· Невидимость ошибок и их последствий.

Данная особенность является логичным продолжением предыдущего пункта. Однако её следует выделить отдельно. В информационных потоках не видно ни ошибок, ни их последствий. При производстве материального продукта брак можно заметить на той же операции, где он был произведён, на следующей или через одну операцию. В информационном потоке ошибки, как правило, уходят очень далеко от места возникновения. Они могут встретиться уже на производстве или у Заказчика. Это естественно, т.к. их не видно невооружённым глазом. Человек, допустивший ошибку, просто не замечает её, если в процесс его работы не заложены соответствующие проверки или средства защиты от ошибок. Это не самое страшное. Самое плохое, что человек, допустивший ошибку в процессе работы с информацией, не осознаёт масштаба её последствий. Так как на практике я работаю с производственными потоками, то часто встречаю проблемы, обусловленные небольшими ошибками в потоках информации. Это бывают и ошибки в технологической, конструкторской документации, в производственных заданиях и многом другом. Уверен, вы можете представить себе последствия таких ошибок. Невидимость ошибок и их последствий осложняет процесс оптимизации информационных потоков, а точнее, делает эту работу недостаточно приоритетной.

· Каждый работает на себя, отсутствуют отношения по принципу «Заказчик – Поставщик».

Об этом можно почитать по ссылке. Суть проблемы достаточно проста, обратите внимание на рисунок.

Именно так работают классические офисные процессы: горы документов, отсутствие активных коммуникаций между отделами и отдельными специалистами, а также незнание потребностей своих внутренних Заказчиков. На практике достаточно часто встречаются ситуации, когда определённая работа над документами (оформление, расчёты, форматирование, копирование, заполнение) оказывается невостребованной следующими по потоку специалистами. Говоря привычными словами – большое количество потерь. Это обусловлено множеством перечисленных выше особенностей, в первую очередь тем, что информационные потоки не видны и бесполезную работу заметить в них гораздо сложнее.