Оптимизация информационных потоков. Методическое пособие - страница 5

Если мы прикрепим пятое колесо к автомобилю и завернём его в подарочную упаковку, это сразу станет заметно всем. Никто не усомнится, что это бесполезная работа. Какой абсурд, подумают все. Но при работе с информацией такое встречается постоянно и никто этого просто не замечает. Основная причина этого – незнание отдельными специалистами (службами) того, что именно нужно тем, кто пользуется результатами их труда (внутренние заказчики). В процессе преобразования информации часто не учитывается, какая именно информация нужна, кому и для чего? Это и есть смысл отношений по принципу «Заказчик – Поставщик». Любой специалист выполняет определённую работу для кого-то. В работе любого специалиста есть действия, создающие и не создающие ценность. Отличить одни от других не сложно. Нужно всего лишь определить внутреннего Заказчика – того, для кого вы выполняете ту или иную работу. Нужно понять, что именно ему требуется (какие данные, какая информация), для чего именно это ему. Уже этого достаточно, чтобы понять, какая работа нужна, а какая является бесполезной. Так как информационные потоки могут сильно разветвляться, а один специалист может выполнять множество различной работы, у каждого будет по несколько внутренних Заказчиков, поэтому работу в соответствие с этим принципом следует рассматривать применительно к конкретному информационному потоку.

Оптимизируя информационные потоки, мы всегда стремимся прийти к быстрому движению информации без искажения и дополнительной обработки. Обратите внимание на рисунок.

Один из способов добиться этого – это выстроить взаимоотношения по принципу «Заказчик – Поставщик» между участниками в информационных потоках. Отсутствие коммуникаций и непонимание потребностей не только увеличивает количество ошибок и значительно замедляет любой информационный поток, но и приводит к перегрузу отдельных участников потока. Об этом далее.

· Наличие «узких мест».

В настоящее время уже всем известно это понятие. Его достаточно просто представить применительно к материальным потокам. Это операция с наибольшим временем цикла, которая задерживает весь производственный процесс. Материальный поток не может работать быстрее, чем эта операция, поэтому оно и называется «узкое место». Абсолютно аналогично это понятие применимо и для потоков информации. Если рассматривать отдельные информационные потоки, то «узкое место» – это этап процесса, который замедляет работу всего процесса. Каждый час, потерянный в «узком месте» – это час, потерянный всей компанией. Появлению «узких мест» способствуют перегрузы отдельных сотрудников и этапов процесса, наличие большого количества потерь и бесполезной работы, а также недостаточно рациональное распределение работ среди участников процесса. В результате наличия «узких мест» движение информации сильно замедляется, аналогично материальному потоку. А недозагруженность отдельных этапов процесса приводит к образованию ещё большего количества потерь в них.

· Невыровненность загрузки в работе офиса.

Это означает, что отдельные этапы процесса имеют неодинаковую загрузку. Наблюдается везде и происходит потому, что при работе с информацией достаточно сложно оценить объёмы отдельных работ. Кто-то работает быстрее, кто-то медленнее, кто-то обрабатывает несколько документов в день, а кто-то сотни, кто-то встречается с большим количеством ошибок и исправлений, а у кого-то их нет. Это естественная ситуация, в которой достаточно сложно равномерно выровнять загрузку. Как следствие возникают «узкие места», перегрузы и простои. Более подробно о том, как можно повлиять на неравномерность и максимально выровнять загрузку мы поговорим далее.