Оптимизация информационных потоков. Методическое пособие - страница 7

Традиционно методы и инструменты Бережливого производства направлены на оптимизацию производства. Даже название науки говорит нам об этом. Так уж получилось, что при переводе на русский язык слова lean оно навсегда связалось с производством. Теперь уже ничего не поделаешь. Но стоит понимать, что набор методов и инструментов, который используют на западе и который объединяют в понятие Lean, гораздо шире, чем мы ассоциируем с Бережливым производством. В Lean входят принципы, методы и инструменты, направленные на оптимизацию не только производственных, но и офисных, управленческих и логистических процессов. Это темы отдельных книг.

Занимаясь Бережливым производством и оптимизируя производство на практике, я постоянно сталкиваюсь с множеством проблем, корни которых выходят за границы производства и за рамки ответственности производственного персонала. Корни проблем могут лежать в офисных службах, в ошибках, которые доходят до производства из офисных процессов и так далее. Самой распространённой болью современных российских предприятий, с которой я сталкиваюсь, являются проблемы внутри системы планирования производства. Эти проблемы вносят разлад и в производственный ритм, и в работу смежных служб. На принципах выстраивания оптимального и эффективного планирования мы остановимся дальше, так как это серьёзная и распространённая тема. Представьте, что происходит с производством при резкой смене плана?! Дополнительная работа по подготовке и переподготовке (где-то она может быть незаметна, где-то критична), возможные внеплановые переналадки – потери времени, демотивация персонала от нестабильности и многое другое. Это то, с чем чаще всего приходится сталкиваться на практике.

Другими словами, первый важный момент, связанный с информационными потоками, заключается в том, что они могут оказать негативное влияние на производство. Ценность на любом производственном предприятии создаётся именно в производстве. Это происходит, когда сырьё или материалы по мере движения по технологической цепочке преобразуются в готовый продукт. Они видоизменяются и принимают те свойства, за которые Заказчик платит деньги. Поэтому обеспечить наиболее эффективное производство является первостепенной задачей, не только для самого производства, но и для предприятия в целом. Производство кормит предприятие. Любой офисный процесс, связанный с работой столовой, бухгалтерией, закупками, так или иначе может повлиять на производство. Рабочий может задержаться в очереди в столовой, отдел закупок может закупить не тот инструмент или материал, технологи могут остановить производство одной опечаткой в документе и так далее. Практически любые информационные потоки и офисные процессы могут оказать негативное влияние на производство. И так как производство создаёт ценность и кормит всё предприятие, подобные негативные влияния отражаются на прибыли предприятия. Это самый важный момент, который нам нужно запомнить.

С другой стороны, если бы речь шла не о производственном предприятии, а об организации, оказывающей сервисные услуги, то влияние было бы гораздо выше. Любая ошибка в таком случае ведёт к риску потери клиента.

Кроме того, при обследовании на многих предприятиях выявляется необоснованный перекос численности в сторону офисного персонала. Разумеется, для разных предприятий разных отраслей и организационных структур будет своё понимание баланса производственного и офисного персонала. Однако иногда такой дисбаланс сильно бросается в глаза. Обычно его появление всегда имеет некие исторические предпосылки. В течение жизни любого предприятия всегда происходят изменения, например, изменение спроса и предложения, изменение в потребностях Заказчика, меняется продукт, оборудование модернизируется или устаревает, меняется технология, появляется потребность в новой работе и новых должностях и многое другое. Количество офисных процессов всегда стремится к увеличению, так же как и количество потерь в производстве. И если не заниматься их оптимизацией, то они будут постепенно расти. Новые отчёты, процедуры, регламенты, – всё это ведёт к усложнению информационных потоков и увеличению численности офисных работников.