Оптимизация информационных потоков. Методическое пособие - страница 8

В связи с этим возникает потребность в периодической оптимизации офисных процессов и информационных потоков. Это необходимо и как для сокращения затрат, так и для обеспечения более гибкой и быстрой работы в офисах. Разумеется, чем проще, прозрачней и короче офисные процессы, тем меньше негативного влияния они оказывают на производство.

Как вы могли убедиться, проблема оптимизации офисных процессов и информационных потоков является более чем актуальной для многих предприятий.

Когда речь заходит об информационных потоках и их оптимизации, первый метод, который приходит в голову специалисту в области Lean – это картирование процессов. Именно он является основным и самым мощным методом, применяемым для решения описанных выше проблем. Остановимся на нём подробнее.

Это мощный метод, помогающий увидеть и понять устройство определённого процесса или информационного потока, а затем сделать его эффективней, устранив всевозможные потери. В основе метода лежит принцип, который можно сформулировать примерно следующим образом: «чтобы улучшить процесс, нужно понять, как он на самом деле работает». Чтобы понять работу информационного потока, его нужно представить графически и проанализировать с разных сторон. Но это лишь краткая суть метода, более подробно мы опишем его далее. Стоит отметить, что ни один метод не заменит принципов, смысл которых мы описываем в настоящей книге. Поэтому рекомендую вам не просто следовать описанным шагам метода и выполнять описанные в настоящей книге действия, а осмысливать применяемые принципы. Один из них мы только что упомянули: «чтобы улучшить процесс, нужно понять, как он на самом деле работает». То есть не пытайтесь улучшать процесс, пока полностью не поймёте, как он устроен и работает по факту! Именно по факту, а не как вы это себе представляете или как написано в инструкции. Важно начинать работать именно с фактическим состоянием. Это первый и наиболее важный принцип применения картирования процессов. Далее вы узнаете о следующих принципах.

Изучая метод картирования процессов важно не путать его с самым распространённым и известным методом картирования потоков создания ценности (VSM), описываемым во многих книгах по теме Lean. Это два абсолютно разных метода, которые имеют разные составляющие и разную последовательность действий, так как применяются к разным потокам. Стоит отметить, что оба метода имеют ряд общих принципов оптимизации, но это не значит, что они взаимозаменяемы. Выше мы останавливались на особенностях потоков информации, которые усложняют работу с ними. Именно эти особенности учитывает метод картирования процессов.

С другой стороны, термин «картирование» в настоящее время употребляется в совершенно разных значениях. Кто-то имеет в виду картирование потоков создания ценности, а кто-то проведение простого хронометража или сбора информации называет картированием. Поэтому обращайте внимание на употребление понятия «картирование», уточняйте, что именно имеется в виду, и старайтесь не путать разные методы. На рисунке выше вы можете видеть очень простой пример картирования процессов. Именно так выглядит применение метода в самом начале.

Более подробно о принципах и шагах картирования процесса мы расскажем в следующих разделах. Здесь мы должны познакомиться с методом и понять для чего он может быть нам полезен. В зависимости от целей, которые мы ставим для себя, с помощью картирования процесса можно достичь следующего: