Оптимизация информационных потоков. Методическое пособие - страница 9

· Определение фактического устройства процесса, его стандартизация и описание. Часто и этого бывает достаточно, чтобы получить результат и решить ряд проблем.

· Устранение потерь в процессе. Достигается путём его оптимизации и реорганизации по определённым принципам. Это достаточно общее и ёмкое направление работ, которое позволяет достичь следующих пунктов.

· Сокращение продолжительности процесса. Часто бывает актуально, особенно когда продолжительность процесса напрямую влияет на клиента или выручку.

· Упрощение процесса и исключение непродуктивных связей и возвратов. С помощью метода можно превратить сложный и запутанный процесс в достаточно простой и понятный. Следует понимать, что чем короче, проще и быстрее процессы, тем эффективней работа всей организации.

· Исключение ошибок и повышение качества процесса, что в свою очередь влияет на предыдущие пункты.

· Создание процесса, максимально приближенного к идеальному состоянию, воплощение его в жизнь. Принцип идеализации, который применяется в настоящем методе, позволяет реализовать большие улучшения и получить максимальный эффект.

Метод картирования процессов, описываемый в настоящей книге, является самым мощным методом, применяемым при оптимизации офисных процессов и информационных потоков.

Разумеется, мы не можем обойти вниманием обычные методы и подходы к улучшениям потоков информации. Как вы знаете, проблем в них бывает гораздо больше, чем в производстве. Поэтому и беспокоят они ничуть не реже, чем производственные потоки.

Здесь нам снова придётся обратить внимание на особенности информационных потоков. Это важно, поэтому мы неоднократно объясняем их в ходе изложения всего материала книги. Обычные методы, не учитывающие этих особенностей, решают лишь локальные проблемы. Это может ненадолго избавить вас от проблем, но общей картины, как правило, не меняет. Проблемы будут снова возвращаться в других местах и других воплощениях. Чтобы было более понятно, о чём я говорю, приведу пример.

Например, затянутая процедура разработки или оформления какого-либо документа. Вместо того чтобы разобрать и оптимизировать сам процесс разработки или оформления, можно просто обойтись без него, сделать работу, а оформить позже, можно поменять человека, добавить дополнительного сотрудника, перераспределить обязанности и многое другое. Можно найти десяток решений как подстроиться под текущую ситуацию. Большинство обычных решений сводятся примерно к этому. Они не решают проблему в комплексе и, соответственно, не решают её до конца.

Разумеется, существуют разумные и эффективные способы анализа непроизводственных процессов, при которых процесс расписывается по отдельным составляющим и оптимизируется в определённом логическом порядке, похожим на тот, который мы рассматриваем в данной книге. Тем не менее, и они не всегда учитывают приведённых особенностей.

Следует понимать, что информационные потоки не видно. Это и так понятно, но как нам поможет эта информация, спросите вы? Всё просто. Если их невидно, их надо отобразить, чтобы они стали видны. Мы не понимаем то, что не видно, нам сложно представлять даже простой процесс, если мы не видим, как он проходит. Визуализируйте информационные потоки в виде схемы, рисунка, логической последовательности. Так с ними будет намного проще разбираться. Какой бы способ вы не использовали, эффективность вашей работы многократно возрастёт, нежели при оптимизации не визуализированных информационных потоков.