Подготовка и успешное проведение рекламных кампаний - страница 4

Итак, какие же операции нужно совершать, чтобы базы данных были вам полезны и помогали в работе? Перечислим эти операции.

1. Пополнение клиентских баз данных – как мы только что упомянули, это делается теми же способами, как и первоначальное формирование базы данных клиентов. Просто вы в процессе работы постоянно добавляете информацию о новых клиентах.

2. Актуализация клиентских баз данных – вы должны постоянно проверять и обновлять уже имеющуюся информацию. Ведь контактные лица в компаниях-клиентах могут смениться, так же как могут смениться номер телефона или адрес. Все это должно быть отражено в базе данных, иначе связаться с клиентом будет затруднительно.

3. Разбивка базы данных на секторы – в клиентской базе данных не стоит смешивать разных по активности клиентов. Создайте несколько секторов, в которые будет заноситься информация о разных по активности клиентах. Это сделает работу с базами данных более простой и удобной. Например, вы устраиваете мероприятие для VIP-клиентов. Если в базе данных все клиенты перемешаны, то поиск среди общего множества именно VIP-персон займет много времени. А когда существует соответствующий сектор, то все будет достаточно просто. Пример разбивки на секторы мы дадим ниже, в таблице 1.

4. Перемещение информации из одного сектора в другой – следить за поведением клиентов нужно постоянно. Все изменения нужно отражать в базе данных. Например, бывшие «холодными» клиенты могут начать проявлять большую активность, и их нужно перевести в «теплые» или даже «горячие»; или, наоборот, активность отдельных клиентов может снижаться. В целом эта операция схожа с актуализацией базы данных, только информацию вы получаете не извне, а просто перемещаете ее.

Производя вышеперечисленные операции, вы будете поддерживать вашу клиентскую базу данных в удобном и полезном для работы состоянии.

Еще можно дать несколько рекомендаций, которые также помогут вашей работе с клиентами:

1) приобретите для офиса мощную, современную, а главное – новую оргтехнику: устаревшие, слабые и давно произведенные компьютеры склонны к поломкам. Представьте, если все ваши компьютеры сломаются разом и соответственно все данные, имеющиеся внутри них, будут потеряны. Сколько сил, времени и денег будет затрачено на восстановление бесценной информации, вам объяснять не стоит. Так что излишняя бережливость может повлечь за собой огромные проблемы;

2) создайте определенную схему контактов с определенными клиентами; человек, ответственный за принятие решения, или оказывающий воздействие на принятие решения; человек, наводящий справки, или покупатель; активный или пассивный клиент. Схематично представленные контакты упростят работу операторов. Они будут точно знать, как, куда и к кому обращаться с конкретным предложением, сообщением или вопросом;

3) озаботьтесь долгосрочным планированием – организуйте календарь сезонных продаж, обращений и рассылок. Благодаря этому вы сможете лучше контролировать сотрудников, работающих с клиентами, и контакты с клиентами будут более размеренными и непрерывными. Датированный план работы с VIP-клиентами особенно важен, поэтому обратите на него особое внимание;

4) назначьте сотрудника, ответственного за содержание баз данных, и еще одного сотрудника, ответственного за планирование и все сопутствующие действия. Это дает два положительных момента. Во-первых, когда человеку присваивают статус «ответственный», он начинает работать более ответственно и относиться к делу более серьезно. Во-вторых, когда есть конкретные лица, отвечающие за какое-либо дело, есть с кого спросить за ошибки;