Преимущество повторяемости – 3. Управление процессами и их трансформация. Практическое руководство по бизнес-процессам - страница 3

Чем завершается (точнее, должен завершаться) анализ процессов в проектах совершенствования?1 Мы имеем дело со следующими массивами информации:

• с результатами локальной диагностики (примеры на рис. 1, 2), а именно:

• с проблемами процессов с точки зрения их участников;

• «рацпредложениями» тех же участников, как правило прямо увязанными с упомянутыми проблемами;

• результатами анализа процессов, проведенного Рабочей группой проекта.

Рис. 1. Пример локальной диагностики на уровне 2 (модель в нотации VAD)

Рис. 2. Пример модели процесса с результатами локальной диагностики

Нацеленность анализа диктуется поставленной задачей на совершенствование процесса. Она же является источником идей и вопросов для анализа. Например, если нас интересует сокращение времени выполнения процесса, то мы будем пытаться получить ответы на вопросы такого типа:

• Каковы основные факторы/условия, влияющие на время выполнения процесса (исполнитель, тип обрабатываемых документов/ресурсов/материалов, исполнитель/контрагент и т. п.)?

• Где процесс останавливается и по каким причинам?

• Как сократить время ожидания начала выполнения функций процесса?

• Возможно ли запараллелить выполнение функций процесса?

• Возможно ли упростить процесс так, чтобы сократить количество функций?

• Время выполнения каких функций вносит основной вклад в длительность всего процесса?

• Возможно ли ускорить выполнение отдельных функций, в первую очередь самых «медленных»?

И так далее.

Такое расследование может вести и к побочным на первый взгляд вопросам, которые дают возможность вырабатывать совершенно неожиданные решения. Например, иногда требуется провести обучение участников процесса и привязать процессные показатели к их бонусным схемам – и процесс радикально ускорится. А иногда надо кропотливо перепроектировать сам дизайн процессной цепочки.

Кроме того, задача на совершенствование выступает в качестве фильтра как для отбора вырабатываемых решений по результатам анализа, так и в первую очередь для работы с результатами локальной диагностики. То есть мы оцениваем выявленные проблемы и их первопричины с точки зрения того, как они связаны с задачей и повлияет ли их устранение на ее решение. Предложения участников процесса по его совершенствованию тоже должны проходить через фильтр задачи на совершенствование.

Сформулированные в результате такой работы направления совершенствования можно разделить на три категории.

 Мероприятия общего характера, выполнение которых не меняет дизайн процесса. Они могут быть связаны с изменением характеристик участников процесса, применяемых документов и т. п. Например: провести обучение менеджеров по продажам составлению заявок в конструкторский отдел для разработки коммерческих предложений.

 Корректировки дизайна процесса, которые не требуют других дополнительных работ. Это конкретные изменения, вносимые в модель процесса и ведущие к его перестройке. Например, заменить исполнителя функции Х: вместо А ее должен выполнять В. Или исключить функцию Х, так как она дублирует функцию Y из другого процесса. В процессе далее использовать документ С (результат функции Y), находящийся по адресу N, в качестве замены документа D (который был результатом функции Х).