Этап 2. Формирование стратегического и генерального планов
Утвержденная стратегия развития и целевые показатели доводятся до всех участников бюджетного процесса приказом по каждой из контролируемых компаний. В этом же приказе указываются периоды формирования стратегического и генерального планов (в рассматриваемом примере компания предпочла назвать мастер-план генеральным планом), а также:
• календарь выполнения всех этапов процесса (с отсылкой к таблицам, где описан принцип составления календаря);
список ответственных за каждый этап лиц с указанием Ф.И.О. и должности.
Желательно назначить ответственных, которым поручается распространение приказа в фирме и ЦФО. Стратегический план охватывает период в три года. При этом бюджеты, запланированные на следующий год, автоматически формируют генеральный план на тот же период.
Процедуры согласования и утверждения бюджетов имеют ограничения по времени и числу допустимых отклонений, которые необходимо обозначить в данной главе.
После утверждения генерального плана расширенный состав бюджетного комитета определяет нормативы допустимых отклонений оперативного плана и факта от генерального плана. Типы отклонения бюджетов для каждой компании публикуются в приложении. В процедуре согласования бюджетов должны предусматриваться ситуации, когда бюджет отклоняют без изменений или с внесением корректировок.
Планирование в компании может вестись пообъектно с классификацией по группам. В качестве объектов могут выступать торговые точки, земельные участки и офисы. Процедура формирования бюджета для каждой группы объектов описывается отдельно. Например, бюджет планируемых, то есть строящихся, объектов формируется на основании дат четырех контрольных точек: приобретение земельного участка, заключение договора генерального проектирования, заключение договора генерального подряда и открытие объекта. После этого назначается ответственный за планирование и исполнение бюджетов по основным группам объектов.
Такая структура работ применима и к другим объектам планирования.
Далее описывается поэтапное формирование стратегического и генерального планов:
• установление целевых показателей;
• заполнение руководителями бюджетов для соответствующих групп объектов или проектов;
• согласование;
• формирование консолидированных бюджетов на основании всех утвержденных бюджетов;
• определение объема требуемых инвестиций;
• коррекции бюджета в случае недостатка средств;
• повторная консолидация основных бюджетов после внесения изменений в бюджет;
• согласование и утверждение бюджета.
Полный перечень бюджетов и согласующих лиц, а также взаимосвязей с остальными бюджетами приводится в приложении. Бюджетная структура размещена в «Положении о бюджетном управлении». Порядок и сроки выполнения работ по составлению стратегического (генерального) плана для каждой компании оформляются в виде таблицы.
Этап 3. Формирование оперативного плана
По аналогии с генеральным планом для оперативного плана прописываются сроки и регламент его формирования с указанием ссылок на перечень используемых бюджетных форм.
В этом разделе также стоит описать ситуацию пересмотра бюджетов, на какие бюджеты не распространяются корректировки в рамках оперативного плана, кто принимает решение о пересмотре.
Описание формирования плана включает следующие этапы:
• заполнение бюджетов ответственными в разрезе тех статей, за которые они подотчетны;
