Государственные проверки 2008 – 2009 гг. - страница 6

В целях избежания предоставления излишней, недостоверной либо непроверенной информации работников организации необходимо подробно проинструктировать по всем ключевым моментам контрольных мероприятий. Работники должны знать, что никто из них не обязан давать никакой информации без согласования с руководителем или назначенным им ответственным лицом. Никакие сведения, вытекающие из деятельности других служб, подразделений или специалистов, оценке либо освещению в рамках контрольных мероприятий не подлежат. Так, работники бухгалтерии не могут давать пояснений по документам и информации, обрабатываемым, к примеру, работниками отдела логистики или маркетинга.

Одним из преобладающих методов проверки является изучение документов бухгалтерского и налогового учета, которыми располагает организация на период проверки. При этом необходимо учитывать, что проверяющими могут быть истребованы не все документы, имеющиеся в организации, и не неопределенный объем документов. Перечень истребуемых документов должен быть однозначно определен в рамках тематики проводимого контроля.

Содержание в штате каждой организации внутреннего аудитора может быть не всегда целесообразно. Вместе с тем периодическое приглашение специалистов-аудиторов оправдано всегда, особенно перед началом налоговой проверки. Такие проверки позволят выявить пробелы в оформлении документов, факты недоплаты или переплаты налогов. Так, если выявляется, например, факт недоплаты налогов, то до начала проверки есть возможность произвести корректирующие расчеты и доплатить налоги.

В момент прибытия проверяющих в организацию должна начаться работа по их сопровождению и активному совместному участию в проверке.

Любой прибывший контролер обязан представиться, а если это должностное лицо, то он обязан предъявить служебное удостоверение. При этом необходимо не только внешне ознакомиться с содержанием записей в удостоверении, но и зафиксировать его содержание (снять копию удостоверения). В любом случае необходимо зафиксировать фамилии, имена, отчества прибывших, точное наименование должностей и подразделений, в которых они проходят службу, номера и даты выдачи удостоверений, сроки действия. Необходимо также выяснить у прибывших номера служебных телефонов того подразделения контролирующего органа, которое они представляют.

Другим документом, подлежащим анализу при первоначальном знакомстве с проверяющими, является решение о проведении проверки. В случае возникновения каких-либо сомнений или выявления разночтений в представленных документах нелишним будет связаться по служебным телефонам с руководителями прибывших контролеров, для того, чтобы удостовериться, что данным сотрудникам действительно поручено проведение проверки конкретного субъекта.

Во время проверки очень важно зафиксировать нарушения, допущенные контролерами. В некоторых случаях можно составить акт о нарушениях, засвидетельствовать которые должны как минимум два лица, в чьем присутствии было допущено это нарушение. Возможно также составление докладной записки. Как говорится: «Все произнесенное исчезает, все написанное остается».

Например. В ходе проверки налоговый инспектор отказался принять документы, подтверждающие право на не использованную ранее налоговую льготу или неучтенные затраты. В этом случае бухгалтер вправе составить на имя главного бухгалтера (руководителя организации) докладную и отразить в ней суть конфликта с проверяющим. Это называется «формирование доказательственной базы». После завершения проверки наличие таких докладных может послужить дополнительным аргументом в переговорах с проверяющими.