6 способов описать функции на оргсхеме и как их правильно читать
Организационная схема (оргсхема) – это визуальный инструмент, который отображает структуру компании, подразделений или проекта, включая иерархию, роли и функции сотрудников. Однако сама по себе структура с блоками и линиями мало что значит без чёткого описания функций – именно они делают схему полезной и понятной. В этой статье мы разберём шесть способов описания функций на оргсхеме, а также дадим рекомендации, как их читать, чтобы извлечь максимум пользы.
Способы описания функций
Краткие должностные обязанности
Самый простой и популярный метод – указать основные задачи каждой роли прямо на схеме. Например, для "Менеджера по продажам" можно написать: "Поиск клиентов, заключение сделок, ведение отчётности". Это даёт ясное представление о зоне ответственности без лишних деталей. Подходит для небольших команд с чётко определёнными ролями.
Ключевые слова или теги
Для быстрого восприятия можно заменить полные описания ключевыми словами. Например, для "Руководителя отдела маркетинга": "Стратегия, реклама, аналитика". Этот способ экономит место, идеален для презентаций или ситуаций, когда контекст уже известен аудитории.
Уровни ответственности
В сложных структурах полезно указывать не только задачи, но и степень влияния. Например: "Принимает решения по бюджету" или "Контролирует выполнение задач". Такой подход разграничивает полномочия и помогает избежать путаницы в распределении ролей.
Цели и результаты
Функции можно описывать через ожидаемые итоги. Вместо "Управление проектами" – "Обеспечение сдачи проектов в срок и в рамках бюджета". Это ориентирует схему на конечный результат и особенно ценно для проектных команд.
Цветовое кодирование
Визуальный метод – выделение функций цветами. Например, синий – операционные задачи, зелёный – стратегические, красный – контроль и аудит. В сочетании с краткими метками это ускоряет восприятие и подчёркивает различия между типами функций.
Ссылки на документы
Для крупных организаций или сложных процессов можно указать основные функции на схеме, а детали вынести в отдельные документы, добавив ссылки (например, QR-коды или гиперссылки в цифровой версии). Это сохраняет чистоту схемы и предоставляет доступ к полной информации по необходимости.
Как правильно читать функции на оргсхеме?
Чтобы извлечь пользу из оргсхемы, важно не только описать функции, но и уметь их интерпретировать. Вот ключевые шаги:
Разберитесь в структуре
Оргсхема состоит из блоков (должности) и линий (связи). Вертикальные линии показывают подчинённость (руководитель – подчинённый), горизонтальные – равные уровни или взаимодействие. Функции обычно указаны внутри блоков и отражают задачи или зоны ответственности. Начните с общего понимания иерархии.
Определите уровень ответственности
Положение блока в структуре подсказывает характер функций. У высшего руководства (например, генеральный директор) – стратегические задачи: "Разработка общей стратегии". У среднего звена – управленческие: "Координация проектов". У исполнителей – операционные: "Обработка заказов". Обращайте внимание на уровень должности.
Анализируйте ключевые слова
Функции часто содержат слова-подсказки: "управление" и "координация" – контроль процессов, "разработка" – создание чего-либо, "обеспечение" – практическая реализация. Выделяйте эти слова, чтобы понять суть роли.
