Большое значение имеет планирование рабочего времени для каждого сотрудника. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. Планируются не только профессиональные и личные цели, но и текущая связанная с работой нагрузка, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований.
Предлагаем вам наиболее важные принципы планирования времени, которые вы могли бы применять в своей работе.
1. План лучше составлять лишь на определенную часть своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60 %. События, которые трудно предусмотреть, различные отвлекающие моменты, а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком, без остатка. Соответственно свое время лучше планировать следующим образом:
60 % – запланированная активность
20 % – непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)
20 % – спонтанная активность (творчество)
2. В зависимости от вида и рода ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно их можно определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, путем ведения листка «дневных помех». Это поможет приобрести:
● постоянное представление о расходе своего бюджета времени;
● опыт как основу для будущей потребности во времени;
● исходные позиции для совершенствования применяемой вами методики работы и распределения времени.
3. Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Их можно разделить на долго-, средне– и краткосрочные задачи. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные.
4. Работайте над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело.
5. Планирование времени должно быть реалистичным – планируйте только то, что вы можете сделать реально и гибким – вы планируете, чтобы достигались ваши цели, поэтому планы могут приспосабливаться.
6. Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.
7. Составляйте свои планы в письменной форме, лучше на отдельных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, кроме того, там же можно фиксировать результаты.
8. Устанавливайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Важно устанавливать и точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Обязательно четко фиксируйте для себя к какому конкретно времени вы должны завершить работу.
9. Устанавливайте приоритеты важности, точно определяйте, какому делу какого рода вы отдаете приоритеты. Учитесь отличать важнейшее от спешного и избавляйтесь от «тирании» спешных дел. Помните, что самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают большую часть нашего драгоценного времени.
Кроме рационального распределения времени большое значение на результаты работы оказывает организация рабочего места и оформление помещения.
